ビジネスやプライベートでは、まだまだメールを活用することが多いものです。
メールを受信する用途や目的も多様化しているので、個人で複数のメールアドレスを持つようにしましょう。
3つのメールアドレスを活用する
あなたは、メールアドレスをいくつ持っているでしょうか？
私は、3つのメールアドレスを使うようにしています。
内訳は、
・会社メールソフトとの共用アドレス
・メルマガ登録用アドレス
・ひとりビジネス用アドレス
というものです。
まず、会社のメールについては、会社のメールソフトと同じ内容を受信できるように設定しています。
会社のメールアドレスと共用することでスマホからもメールチェックができますし、いざというときのバックアップにする意味もあります。
日常的にもっともチェックするアドレスです。
次のメルマガ登録用アドレスは、主に私が購読しているメルマガを読むためのアドレスです。
また、ネットショッピングやWEBサービスなどでメールアドレスを登録する必要があるときもこちらのアドレスで登録するようにしています。
ちょっしたときにメールアドレスの登録が必要なときは、このアドレスで登録しています。
3つ目は、ひとりビジネス用メールアドレス。
こちらは、コーチングやセミナー申し込みなど、ひとりビジネスのやりとりに活用しています。
ブログの問い合わせメールなどもこちらにまとめています。
このように、活動の用途や意図によって3つを使い分けている感じです。
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メールチェックのモードを分ける
メールアドレスを分けるメリットは、毎日送られてくるメールの仕分けをアドレスによって分類できるということです。
日々大量にやってくるメール。
それを1つのアドレスで受信して、それぞれの内容に仕分けをしていたら仕分けが複雑になります。
ですから、事前に用途を分けた状態のメールアドレスを設定しておくことで、仕分けをできるだけシンプルにしているわけです。
「このアドレスを見れば、おおよその内容がわかる」というだけでも、メール対応の効率化に差が出ると思っているためです。
以前は、メールアドレスを1つしか持っておらず、会社のメールアドレスにメルマガやDMのような迷惑メールも届くようになってしまい、困っていました。
そこで、フィルターわけなども試したのですが、あるとき重要なメールを見逃してしまうというミスがあったのです。。。
そこで、現在のように用途にわけてメールアドレスを使い分けるようにしたという経緯があるんですね。
このような仕組むを活用するメリットとして、それぞれのメールアドレスが持っている「モード」を統一できるようになります。
たとえば、主にメルマガを受信するメールアドレスがあります。
時間ができて、そのメールアドレスが読めるタイミングがきたらアクセスして、メルマガ購読モードで一気に読むというようなことができるようになるのです。
1つのメールアドレスでいろんな意図のメールが混在していたら、モードの切替えややこしくなり、ガチャガチャしてしまい非効率です。
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メールアドレスを用途別に3つに仕分ける
最近の話なのですが、コーチングのクライアントさんでご自身のキャリアに悩んでいる方がいました。
そのときのアドバイスとして、「実際に転職するかどうかは別として、情報収集として転職サイトに登録するといいですよ」とお伝えしました。
そうすることで、人材マーケットでの自分の価値がなんとなくわかってくるものですし、どんな転職の可能性があるのか肌で感覚で知ることができるからです。
実際、私もそうしています。
そうして、クライアントさんには5つほど転職サイトに登録していただきました。
ただ、クライアントさんは以前の私と同じように、1つのメールアドレスにすべての転職サイトから情報が届くようにしてしまっていたのです。
すると、やはり重要なメールなどが分類できないまま、メールの仕分けに困ってしまったということでした。
私はメールアドレスをわけることをお伝えするべきだったと、反省したのです。
メールアカウントを3つつくることで、仕分けるメリットが3つできました。
メール内容を仕分ける
この仕組みをとり入れていないと、メールの仕分けに時間をとられてしまいます。
また、メールチェックも頻繁になるでしょう。
ある程度スルーしていい情報なども、いちいち目にしなくてはなりません。
でも、最初からメールアドレスをわけておけば、情報が仕分けされた状態でメールが届きます。
Gメールアドレスで仕分ける
メールアドレスの設定は簡単です。
私はGoogleのGメールを活用していて、3つのGメールアドレスを持っています。
アカウントが増えることになりますが、1つのアカウントから3つのメールアドレスを行き来するのは簡単にできるので重宝しています。
感情で仕分ける
メリットとして、メールアドレスにひもづいた「感情」でメールをチェックすることができるということがあります。
私の場合、ひとりビジネス用のアカウントは、コーチングの依頼やセミナーのお申込みをチェックする機会が多いです。
そのため、そのメールアドレスに受信しているメールは、うれしいメールが多いわけです。
そのため、受信していることがわかると、期待感をもってメールを読みにいくので、ちょっとしたドキドキを感じながらメールを読むのですね。
このように、「感情」という基準でメールアドレスを仕分けすることもおすすめです。
まとめ
メールアドレスを用途に仕分ける方法について、意外と知らなかったという方に出会ったので記事を書いてみました。
あなたがメールアドレスをまとめているようなら、用途によって仕分けるというアイデアを試してみましょう。
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■編集後記
昨日は、朝時間を活用して11月に登壇させていただくセミナーの告知文を作成。
告知されたら、ブログでもご案内する予定です。
夜は友人が開催しているキックボクシングセミナーに参加。
人生で初めてテーピングをしたり、グローブをはめたり、ミットを打ったり。
非日常の体験は新鮮でした。
いつもと違う筋肉を使うと、身体が活性化される感じがありますね。
その後、12月に行うセミナーについて打ち合わせ。
こちらも準備が整い次第、お知らせしたいと思います。
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