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残業を劇的に減らす第1歩は、ほかの人のスキルを借りるために勇気を出すこと。

time 2017/03/28

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習慣化コミュニティーの友人から、「伊藤さんはどのようにして残業時間を減らしていったのですか?」という質問を受けました。

残業時間削減は、それこそたくさんの試行錯誤をしてきましたが、私が苦労したのは「ほかの人に仕事を依頼すること」でした。

ほかの人に仕事を依頼する際に考えていたことを記事にしました。

 

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自分ひとりのがむしゃらながんばりは非効率

チームや会社での仕事をしていると、どうしても自分ひとりでは手が回らなくなることがあります。

10年前の私は、「まだまだ自分の実力がないだけ。がんばればどうにかなる!」と思い込んでいました。

・・・結果、残業は果てしなく続き、社内でもっとも残業をするようになったのです。(^_^;)

それにもかかわらず、営業としての売上は、社内で下から2番目か3番目で、後輩にも抜かれました(というか、キャパオーバーになっていた後輩の仕事を引き継ぐ始末・・・涙)。

ですから、仕事ぶりはお世辞にもスムーズとはいえず、かといって成績をあげるタイプではありませんでした。

今なら原因はわかるのですが、とにかく、

・「ほかの人に迷惑をかけてはいけない」
・「ほかの人を嫌な気持にさせてはいけない」
・「まじめにこつこつやれば大丈夫だ」

というビリーフ(無意識の思いこみ)が強かったのですね。

ですから、「自分ひとりががんばれば、どうにかなるはず!」という考えかた自体が、そもそもの間違いだったといえます。

 

ほかの人の能力を上手に使うために必要な見極め

そのような失敗から、私は周囲を見渡してみました。

うまくいっている人がやっていて、私がやっていなかったことがあるはずだからです。

そこで気づいたのは、チームや会社の中、さらに取引先などで成果を上げる人が必ずやっているのは、「ほかの人の能力を上手に使っていること」ということです。

そして、仕事の割り振りもうまいのです。

私は、「ほかの人のスキルを活用するためのトレーニングをしない限り、今より大きな成果は望めない」と理解しました。

実際のところ、チームや組織が抱える仕事というのは、ひとりでやりきるには限界があるものです。

そこで大事になってくるのは、「見極め」です。

・自分の能力とキャパシティー
・上司や同僚、チームスタッフのスキルやキャパシティー
・組織が置かれている状況(歴史も含む)

などを見極めること。

そうしてから、組織にとっての成果が何であるのか、ということを考える必要があるのですね。

また、その成果を上げるために、自分がどのように関われるのか、そして、自分はどのよう行動していくのがベストなのか、仮説をたてるのです。

ここであらためて過去の私の例ですが、当時は技術スタッフと2人3脚でおこなうべき仕事も、「自分が受注した案件なのだから、技術部や後輩に頼るのはできない。自分ひとりでできるところまでやろう!」と思っていました。

しかし、自分の能力とキャパを見誤っていたため、社内外の依頼に対するレスポンスは遅れるし、業務上のミスも多かったのですね。

結果的に、自分のミスをフォローするためにフォローが必要になり、さらに長時間残業になっていくという悪循環です・・・。

これは、「組織としてお客さまに貢献する(成果を上げる)」という観点からみると、最悪ですよね。

私は、「組織としてお客さまに貢献する(成果を上げる)」という目的に焦点をあてずに、

・自分ががんばればいい
・ほかの人に迷惑がかからなければいい

と思っていました。

そのやり方は、社内のスタッフには迷惑をあまりかけなかったかもしれませんが、結果としては、より大事であるはずのお客さまに迷惑をかけていたのです。

本末転倒とは、まさにこのような状況ですよね。。。

 

組織の仕事での成果をあげるために自分の仕事を手放す

要は、仕事で成果を出すために、

・いま何をすればいいのか?
・いま何を考えなければいけないのか?
・誰のために仕事をしているのか?

という姿勢が重要で、そのスタンスで仕事をしてこそ、はじめて良い結果を生み出せるものなのです。

ほかの人にお願いしたり、任せたりするのは、正直、私にとっては心理的な負担があります(もちろん、今でも)。

ただ、ほかの人の能力を借りるとなれば、そこには自分なりの、

・勇気
・覚悟
・アプローチの手順

などが必要になってくるでしょう。

また、

・自分でなければいけない仕事なのか?
・自分より短時間で上手にできる人がいないのか?
・「P/PCバランス」を考えたら、後輩や部下にふるべきではないか?

といったことを踏まえ、仕事をふり分けましょう。

重要なのは、自分でなくても完遂できる仕事であれば、あなたが勇気を持って手放すことです。

この「えいやっ!」がないと、もっと重要な仕事があっても、あなたが手をつけられなくなるからです。

いわゆる「第2領域」の仕事こそ、あなたが取りくむべき「仕事」ではありませんか?

ただ、最初はふりっ放しにしないことです。

「成果をあげる」ことが仕事ですから、相手の仕事完了までも少しだけケアしていきましょう。

あとは、ここが本質的な部分であり、重要なのですが、、、仕事を依頼するときだけ、簡易的なコミュニケーションをとっても、誰も動いてくれません。

やはり、普段からほかの人を支援するスタンスを見せておくことが必要ですし、相手から「あいつにも助けられているしな。」と思われることも大事です。

また、「あいつには、自分がないところがある」といった、少しだけ一目おかれる部分もあれば理想的ですね。

最終的には、そのような積み重ねが効いてくると感じています。

結局のところ、人間関係は効率化ができないものですからね。

それだけは意識しながら、うまくほかの人の能力を借りるためのコミュニケーションをとっていきましょう。

 

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■編集後記

昨日は、いろいろな仕事がてんこ盛りでした。。。(^_^;)

真剣にやることを減らすことを考えないと、「ずっと追われている」感覚です。

調子がよくなってくると、いつもこの状況になってしまうのですよね。

ただ、「仕事をしている充実感」はあるだけに、困ったものです。。。

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・日本唯一の早起きコンサルタント
・プロフェッショナルコーチ
・習慣化コンサルティング(株)認定「習慣化の達人」
・行動習慣ナビゲーター(国際ナイン・マトリックス協会認定)

法政大学経済学部経済学科卒業。
「最も過酷」と言われるテレビ番組制作アシスタントディレクター(AD)を経験。週に4回徹夜する日々を送る。
結婚・息子の誕生を機に人生を見つめ直し、営業マンとして一般企業に転職。
その後は朝から晩まで他動に流される時間に翻弄され、長時間残業を続けるも成果が出ない日々を送る。
そんな中、ビジネス書の多読を開始するうちに「良習慣」の効用に開眼。ビジネスとプライベートが劇的に好転する。
特に「早起き」というノーリスク・ハイリターンの「良習慣」に着目し、現在は「早起き」習慣化のためのセミナーを中心に活動。
早起きをはじめとした良習慣化コーチング、早起きセミナー講師、「早起き部」主催、「早起きの教科書」電子書籍執筆、早朝イベントなどを開催中。
「早起きは人生変革の最短ルート」をモットーに「早起き」普及活動を展開している。

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