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やることが多すぎて整理できない人へ。アクションを整理するための4ステップ。

投稿日:2018/03/04


「やることが多すぎて、何から手をつければいいのかわからず混乱してます・・・」という人はいますでしょうか?

そのような場合は、下記にご紹介するシンプルな4つのステップでアクションリストを整理してみましょう。

 

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たくさんのタスクに混乱するという課題

先日のセッションでクライアントさんと話していた際に、ひとり戦略会議の話題になりました。

たしかに、私のクライアントさんたちはモチベーションが高く、やりたいことが多い人たちが多いので、思考や取りくむタスクの整理を課題にしている方が多いのですね。

たとえば、

・日々のタスクが多くなり、優先順位が混乱している

・タスクを消化しているけれど、なんとなく追われているような感覚があってあせりを感じる

・何か未完了のタスクを忘れているような気がして落ち着かない

といった相談をされます。

そのようなケースで、私が取りくんでいる流れをお伝えしました。

 

混乱しているタスクを整理するための4ステップ

やり方は、シンプルな4つのステップです。

 

1:気になっていること、未完了のタスクをすべて書きだす

まず、頭の中にある

・気になっていること
・未完了タスク
・やるべきこと

をすべて書き出します。

・仕事
・プライベート

はもちろん、

・やりたいこと
・やらなければいけないこと

など、とにかくすべてを出し切って頭の中を空っぽにするイメージです。

10〜15分もやれば、かなり書き出せるはずです。

このとき、切り口があったほうが出やすいので、下記のような切り口を活用しています・

・仕事
・家庭
・健康
・趣味
・財産
・人間関係
・衣食住
・自己投資
・将来

などです。

 

2:整理する

次に書き出した事柄について、一度質問をします。

・そもそも、やらなくても大丈夫なタスクはどれか?

これで「やる必要がある」と決まったタスクを、次の3つの基準で分類します。

(1)すぐにできること
(2)すぐにはできないが、将来的にやりたいこと
(3)ほかの人にお願いすること

そうして、(2)と(3)については、実行する日時をGoogleカレンダーに入力していきます。

 

3:実行する

あとは、決めた日時にできるかぎり実行するようにしましょう。

ひとり戦略会議なども、スケジュールとして入れ込んでおくことが重要です。

私は以前、「もう習慣になっただろう」と思ってカレンダーから一時的に削除したら、ものの見事にひとり戦略会議をやらなくなってしまった時期がありました。(^_^;)

自分との約束はかんたんに破ってしまうのが人間なので、注意しましょう。

 

4:定期的に見直す

私の場合は、1週間ごとにふり返りをしています。

そのように、自分が決めたサイクル(おおよそで構いません)で見直しましょう。

また、完了したタスクは消しこんでおくことも大事です。

新たに発生したものがあれば、追加も必要でしょうね。

 

「GTD」の手法で生活全体をすっきりさせる

このような流れ、シンプルではありますが、やってみると混沌としていた情報が整理され、「いま何をやればいいのか?」が明確になる効果があります。

セルフコーチング的なアプローチなので、アクションの棚おろしができた状態ですね。

また、私が気に入っているのは、最初のステップである

・気になっていること、未完了のタスクをすべて書きだす

です。

頭の中から未完了タスクをどんどん出していくと、それだけで脳の容量が増えた感じがします。(笑)

かなりすっきりした感覚があり、物事に集中できる感覚があるのですね。

このプロセスは、「GTD」という手法で紹介されているテクニックです。

これを、さらにシンプルにしたのが4つのステップです。

有名な手法なので、たくさんの方が取り入れているはずです。

これは、仕事やプライベート全般に活用できますので、ぜひトライしてみましょう。

うまく活用できる習慣がつけば、生活全体がすっきりして、目標も生み出しやすくなる効果があると感じています。

 

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■編集後記

昨日は、午前中にコーチングセッションを1件。

午後は家のそうじなど。

ひなまつりということで、夜は家族で外食。

新しくできたやきとん屋を家族で調査しました。

・・・ひなまつりとはまったく関係ありませんね。(笑)

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