仕事の習慣

リマインドメールを送る習慣。お互いの有限な時間を有効活用できる。

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あなたはリマインドメールを送る習慣があるでしょうか。

少し手間がかかる習慣ですが、ぜひ取り入れてみましょう。




 

リマインドメールを送る習慣

私は、リマインドメールを送る習慣を持っています。

特に、クライアントの方とのコーチングセッションでは、前日にリマインドメールを送ります(基本的に)。

理由は、

・相手のため

です。

・・・というのは言いすぎでした(笑)。

もちろん、相手のためでもありますが、

・自分のため

という理由が強いです。

人は、基本的にはミスをする生き物なんです。

私は基本的にそう考えています。

もちろん、自慢ではありませんが、私も本当にミスが多いです。

ミスをしてしまったときは、防止策を考えます。

それでも、またミスをしながら、また防止策を考えています。

そのようにして、なんとか生活できています(今のところ)。

中でも、人のミスで多いのは、

・忘れること

です。

これは、自分ひとりなら私がダメージを受けるだけで済みます。

でも、相手がある約束を忘れてしまったら、相手に迷惑をかけてしまいます。

私の信用も減ってしまうでしょう。

何より、お互いの大事な時間を浪費してしまう可能性があります。

それは避けなければなりませんよね。

 


 

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リマインドメールを送る手順

私は、コーチングセッションでリマインドメールをしています。

以前は、違っていました。

コーチングセッションの日時が決まったら、自分のGoogleカレンダーに入れておけば大丈夫だと考えていたからです。

実際、それで99パーセントは問題ありませんでした。

コーチングセッションの数が少なかったからです、、、

ただ、クライアントさんが増えたときに(それはとてもありがたいことだったわけですが)、単にGoogleカレンダーに記入するだけでは管理が困難になりました。

失敗談もあります。

クライアントの方が、約束の日時になっても、現れなかったときがあります。

Zoomを立ち上げたパソコンの前で、私は待ちぼうけです……

コロナ以前は、リアルでのコーチングセッションもおこなっていました。

そのときは、私がコーチングセッションの時間ギリギリになってしまい、会社をダッシュで出ました。

すると、相手はきていません。

カフェで、私は待ちぼうけです……

一方、私が約束を失念していたこともあります。

理由は」、曜日を間違えていたり、Googleカレンダーに入れ忘れたり、ダブルブッキングをしてしまったり。

そんな時間のロスを防ぎたかったですね。

ですから、

・約束の前日にリマインドメールを送る習慣

に取り組んでいます。

リマインドメールを送る習慣を実行するようになり、お互いに忘れることや待ちぼうけが激減したんですね。

具体的には、以下のように設定しています。

・毎日のタスクに「明日の予定を確認してリマインドメールを送る」を設定する

・毎朝、Googleカレンダーで翌日の予定を確認する

・コーチングセッションやセミナー開催があれば、相手にリマインドメールを送る(できるだけ午前中に送る)

という感じです。

 

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リマインドメールを送る3つのメリット

リマインドメールを送るメリットを3つまとめてみました。

 

1:相手に感謝していただける

相手も暇ではありません。

様々なタスクに取り組んでいるうちに、ふと約束を忘れてしまうことがあります。

ですから、リマインドメールを送ります。

「伊藤さん、リマインドありがとうございます!忘れていたのを思い出しました!」

と感謝されたことが何度もあります。

 

2:私自身のリマインドにもなる

リマインドメールを送る習慣は、私自身、心の準備をする機会となっています。

たとえば、前日に、「明日はBさんとのコーチングセッションだな」と思い出すことができます。

すると「Bさんの役に立つ情報はないかな」と考えたりします。

また、前回のセッションログを見返して「そういえば、あの件はどうなったかな」ということも思い出せます。

するとセッションがスタートしたときに、「そういえば、あの件はどうなりましたか?」と確認することができるんですね。

時間を有効に活用することができるんです。

 

3:信頼度が高まる

リマインドメールを送ると、相手に「私は、あなたとの時間を大事にしています」ということが伝わります。

お互いに、せっかくの時間を実りあるものにしたいから、コーチングセッションをするわけですよね。

だからこそ、忘れてしまったらもったいないです。

「この時間から、あなたのことを考えています」という雰囲気を伝えることで、相手からの信頼が高まります。

 

手間を惜しまない

リマインドメールは、表面的な行動だけ見ると、無駄に思ってしまうかもしれません。

でも、リマインドメールに込められた理由を考えると、取り組む価値がある習慣だと考えています。

Evernoteに文面のテンプレートがあるので、1通のメールを送るのに1分もかかりません。

その手間を惜しまないようにしましょう。

無駄な時間を減らし、相手からの信頼を高めるために。

 


 

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■編集後記

昨日は、朝6時から「習慣化オンラインサロン」朝活のファシリテーション。

7時から「ひとり戦略会議」。

7時30分からプレゼンのスライドづくり。

8時から10時まで3ヶ月習慣化プロジェクト「早起き完全マスタープログラム」の発表会&説明会に参加。

10時からブログ部の部会。

11時から12時30分までコーチングセッション2件。

夜は家族と食事に行き、その後に妻と2人で居酒屋さんの新規開拓。

目当てのお店はどこも満席だったので、直感で新しいお店に入りました。

いまいちでした。。。(笑)


 


 

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など、複数の活動をしている複業家。
1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。

良習慣を定着させるコーチングによって、クライアントの人生を変えるサポートをしている。

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