人生を豊かにするための「第2領域」の時間。
「第2領域」を確保の方法と明らかにするやり方を記事にしました。
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やはり重要な時間管理のマトリックスの概念
新年に入り、新しい習慣を身につけようとして時間が足りなくる時期かもしれませんね。
仕事の納期や締め切りに追われる日々が続くと、どうしても「本来やらなければならない」と自覚している重要な業務が後回しにされ、昨年よりも「成長したな」という実感が得られないという経験はありませんか？
私にもよくあります。(^_^;)
そのようなとき、私はどうしているのかというと、このブログでも何度か書いていますが、｢７つの習慣｣（スティーブン・R・コビー著 キングベアー出版）の第3の習慣で時間管理について書かれていることを思い出すようにしています。
いわゆる有名な「時間管理のマトリックス」ですね。
具体的な分類は、以下の4点です。
第1領域：重要かつ緊急度が高いタスク
・クレーム対応
・締切りのある仕事
・病気や事故等
第2領域：重要だけれど緊急ではないタスク
・インプットやアウトプットの仕組みづくり（自分を磨く習慣）
・人生計画や準備
・自己対話やふり返りの習慣
・人間関係の構築
・適度なリラックスや運動
第3領域：重要ではないけれど緊急度が高いタスク
・無意味な電話やメールへの対応
・突然かかってきた来客
・目的のないつき合い
第4領域：重要でも緊急でもないタスク
・ネットサーフィン
・単なる遊び
・必要以上の息抜き
第2領域の使いかたを変えないと成長できない
当然、人生において重要なのは、第2領域のタスクにリソースを投資することですよね。
たとえば、アウトプットの仕組みが構築できれば、インプットの効率があがり、ブログを継続できるようになります。
ブログを継続する仕組みを構築できれば、初めてお会いする人にも自己紹介に時間を使わなくてすむようになります。
運動が続けられるようになれば、病気になることも減るでしょう。
このように、第2領域のタスクに取りくむ時間を増やすことで、緊急になりがちな第1領域のタスクを減らすことができるようになるのですね。
とはいえ、｢それがなかなかできないからたいへんなんですが・・・｣というのが現実でしょう。（笑）
私も、ついつい、第1領域や第3領域のタスクにに時間を奪われ、第2領域のための時間がとれないということは起こります。
「今年こそ、日常生活のリズムを改善して、1日のパフォーマンスを最大化しようとしていたのに、突発のタスクや人間関係のトラブルで、結局いままでと同じ日常になってしまった・・・。」
その結果、「気づくと、1年前の自分とほとんど変わっていない、、、」ということになるのですね。(^_^;)
第2領域を有効にするための3つの習慣
このようなことのくり返しや言い訳を減らすため、私が実践している習慣を3つご紹介しますね。
1：毎週、ひとり戦略会議の時間を天引きする
どんなにタスクがたまっていても、できる限り第2領域のタスクをする時間をとっています。
やり方は、Googleカレンダーに「ひとり戦略会議」のスケジュールを入れ、毎週のスケジュールとしてブロックするのです。
しかも細切れではなく、30〜1時間程度の時間を確保するようにしましょう。
そうして、ふり返りや翌週やるべきタスクをスケジューリングするのです。
この習慣を持つことで、意識して第2領域のタスクを効果的・効率的に実行しやすくなります。
これにより、「できたこと」を自分できっちり受けとめ、成果につながるアクションを予定に入れようと考えられるのです。
2：重要度の判断がブレないように自分の価値観を常に確認する
納期に追われて予定が詰まってくると、どうしても重要度の判断を都合の良いように解釈してしまいがちになりますよね。
その結果、本来やらなければならないと自覚しているタスクを先のばしにしてしまいがちになる傾向がありませんか？
しかし、重要か否かは、「自分の価値観にあった目標につながる行動かどうか？」というポイントです。
個人であってもミッションやビジョン、それにもとづくゴールをクリアするのに必要なタスクかどうかで「どんなタスクをやるか」が決められるはずです。
本来は、緊急度の高いタスクの発生等で自分軸や自分の価値観を変えすぎるのは良くないのですね。
したがって、自分軸や自分の価値観から判断がブレないようにするため、あらかじめ文章として言語化しておきましょう。
私の場合も、常に取りくむ課題やタスクをリスト化して、先にあげた週に1度の「ひとり戦略会議」で考える事を習慣化しています。
3：ミッション・ステートメントから第2領域の活動を明確にする
この4つの領域を分類する目的は、中長期的な目標や夢につながる第2領域の時間を増やすことにあります。
しかし、そのためには時間の使い方をフォーカスすること以外に、目標や計画をチェックすることが必要です。
このようにして夢や目標を計画的にチェックし、進捗状況を確認することによって、今まで重要タスクだと気づかなかったタスクを自覚できるようになることが重要。
それを意識できるよになってはじめて第2領域の活動を増やすことができます。
その結果として、夢や目標の実現に向けて1歩近づけるようになるでしょう。
このようにしてあなたにとっての第2領域の活動にフォーカスをあて、常に意識するようにすること、その後に行動にうつしていく、という順番が重要です。
飛び込んでくるタスクに流されずに、本来やらなければならないと自覚している重要なタスクを見失わないこと。
そのような習慣を身に着けていきましょう。
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■編集後記
昨日は、妻からLINEがあり、やきとりへのお誘いが。（笑）
前倒しで進めようとしていた仕事があったのですが、家族＆やきとりのゴールデンコンビには勝てず、、、
おいしくやきとりをいただきました。（笑）
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