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なぜ、毎月の請求書作成を先のばししてしまうのか?先のばし改善のための3つのポイント。

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毎月のルーティン業務なのに、先のばしで悩むことはないでしょうか?

私も悩み、苦しんでいる身として、改善するポイントを記事にしました。

 

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長らく「先のばし」に対峙しているので、何がブレーキになっているのか考えてみました。

大きく考えると、先のばしが発生するケースでは、

(1)状況
(2)心理
(3)行動

にブレーキがかかっている場合が多いです。

たとえば、私の場合は、毎月やってくる請求書発行の業務。

毎月のルーティンにもかかわらず、苦手なこともあり、先のばしにしがちなのですね。

そこで、先のばしを減らすための対策を、

・請求書を後まわしにすることを防ぐためにはどうするか?

ということで考えてみます。

 

1:状況のブレーキをさげる

まず、

(1)状況

です。

Googleカレンダーの予定として、20日くらいから請求書発行の準備をすすめることにしています。

しかし、状況としては、

・タイムリミットの月末までにはまだ少し時間がある
・ほかに優先する作業がある
・メールチェックや返信で仕事をした気になってしまう

ということがあるのですね。

そのため、結局先のばしにしてしまい、タスクリストに残ったまま下旬の10日間をすごす感じになっていました。

「請求書を作成・発行するモード」になかなか入ることができなかったからです。

そこで改善をしました。

やり方は、3ステップで、

・まず、20日すぎに全体の作業をチェックして、請求書のリストを半分にふりわける
・次に、前半を24日あたりに請求書を作成する
・最後に、後半を27日あたりに請求書を作成する

という感じにしたのです。

すると、以前よりは先のばしが減りました。

24日前後は、比較的時間を確保できるので、そこで半分だけとりかかってしまう。

ここで全部をやろうとすると、未着の金額や確定しない分があって、先に進みません。

ですから、ここを先取りの重要なポイントにして、アポや会議を入れずに確保するのです。

急な用件があっても、「半分は終わっているから、大丈夫」という感じで、先を見通すことができるのですね。

 

2:心理のブレーキをさげる

次は、

(2)心理

ですね。

先のばししまう人の心理、私はとてもよくわかります。

なかなか仕事に取りかかれずに先のばししてしまう人は、好きで先のばししてしまうのではないのです。

むしろ、あとで苦しむことを自分でも痛いほどよくわかっています。

頭では「まずいな。先のばししていたらまた納期がきびしくなるな・・・」と思っています。

それなのに、体が動かず、今の楽な状況を長く続けようとしてしまうのですね。

この休み方は、精神衛生上にも良くないし、感情生活という意味でもよくないのですよね。

しかし、やるべき仕事よりも目の前の楽な行動に走ってしまうことはありがちです。

メールを返信していれば、仕事をやった気になるからです。

小さな達成感や仕事をしている感覚がすぐに味わえます。

すぐに「快」を味わえるわけですね。

お酒を飲んだり、ギャンブルを思い浮かべるとわかりやすいのではないかと思います。

ですから、ついそちらの仕事に流れてしまうのです。

このときの心理は、

・楽をしたい
・面倒なことを避けたい

でしょう。

ですから、対策としては、

・ここまでやったら休憩してOK
・半分終わればSNSを見てもいい

といったごほうびを意図的につくることです。

これは広い意味でのリラックスタイムなので、置き換えになるのです。

 

3:行動のブレーキをさげる

最後は、

(3)行動

です。

先のばし行動を防ぐために私が活用しているのは、

・本当の期日の前に、自分の目標納期を設定する

です。

請求書は、どうしても月末に発行する必要がありますから、最終的にはなんとかするわけです。

だからといって、ギリギリにしすぎると間違いがおきたり、二度手間になる等、返って仕事が増えるのですよね。

そのようなバッファを持つためにも、早めに仕上げておきたいもの。

そのために、自分の目標納期を設定しておくのです。

納期があれば、少なくともそちらに意識は向かいます。

それだけでも、取りかかりの速さや実行のスピードに違いが出ます。

それでも、難しい場合は、

・ほかの人に納期を約束する

です。

これは今まさに進行中で、私が取引先に対して、保管資材を長期間かけて行なう際に活用しています。

ひとりで管理していると、どうしても先のばししてしまうので、社内の先輩にスケジュール表を送り、進捗を連絡することにしています。

守らなくても罰則があるわけではないのですが、ほかの人の目を意識することでスケジュールに区切りを入れることができるのです。

 

まとめ

先のばしに悩む人は多いと思います。

そのようなときは、

(1)状況
(2)心理
(3)行動

のどの部分がブレーキになっているのか、もしくは複数のブレーキがからみあっているのか、書き出してみることをおすすめいたします。

課題が明確になるだけでも、だいぶすっきりします。

気持が軽くなれば、取りかかりもできるはず。

何か気がかりがある方は、1つずつでも先のばしのプロジェクトを減らしていきましょう。

 

_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

■編集後記

昨日は、朝からコーチングセッションを受けました。

課題にしていたテーマを思いっきり話し、だいぶ心が軽くなりました。

さっそく、コーチと約束したアクションを2つクリアして、行動にはずみがつきました。

やはり、コーチングはパワフル。

あらためてコーチングのパワーを感じました。(^_^)

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・良習慣プロフェッショナルコーチ
・習慣化コンサルティング(株)認定「習慣化の達人」
・行動習慣ナビゲーター(国際ナイン・マトリックス協会認定)

法政大学経済学部経済学科卒業。
「最も過酷」と言われるテレビ番組制作アシスタントディレクター(AD)を経験。週に4回徹夜する日々を送る。
結婚・息子の誕生を機に人生を見つめ直し、営業マンとして一般企業に転職。
その後は朝から晩まで他動に流される時間に翻弄され、長時間残業を続けるも成果が出ない日々を送る。
そんな中、ビジネス書の多読を開始するうちに「良習慣」の効用に開眼。ビジネスとプライベートが劇的に好転する。

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