仕事の習慣

仕事の生産性を高める「モードをかためる」3つのステップ

投稿日:


「時間あたりの生産性を高めたい」と思うときは、私たちは何をすればいいのでしょうか。

生産性を高めるために、私が取り組んで効果を感じている方法に「モードをかためる」があります。

この記事で「モードをかためる」方法について書きました。

あなたの時間効率を高めるヒントになれば幸いです。




 

時間を効果的に使うためには?

「できるだけ効果的に時間を使いたい」

あなたは、そう考えることがあるでしょうか?

もちろん、私は考えていますし、時間の達人たちがどんな風に時間を活用しているか研究しています。

その中で、私が発見したことは、時間の使い方が上手な人たちは、

・モードの切り替えを減らしている

ことを発見しました。

簡単に言うと、

・モードが似ているタスクはまとめて取り組む

ということですね。

理由は、モードの切り替えは、私たちの脳に大きな負担をかけるからです。

モードを切り替えてばかりいると、意志力をどんどん消耗していきます。

結果、効率が下がり、パフォーマンスが落ちるのです。

たとえば、モード切り替えが多い日。

朝、仕事始める前に計画を立てていたら、電話が入って中断される。

計画を立て終わる前に対応をしているうちに、外出の時間になる。

外出から戻ったら、会議に出る。

そんな対応をしているうちに、1日が終わってしまう。

こんな日は、モード切り替えばかり。

いろいろとやっているようで、生産性は低いです。

それよりも、「午前中はアポを入れない」と決めてしまう。

ほかのスタッフに声をかけられても、「すいません、急ぎの仕事があって、午後でもいいですか?」と交渉する。

そうやって、ひとり時間をつくり、午前中を「集中モード」にするのです。

その時間に重要なタスクに集中する。

その分、午後はモードを切り替えて、会議や外出にあてる。

そういった工夫をすることで、生産性を高めるわけです。

 


 

【お知らせ】

■【発売中】目標設定セミナー(音声教材)

■【発売中】「早起き習慣化セミナー」動画・音声教材

■「習慣化オンラインサロン」新規メンバー募集中!
~月額5,500円(税込)で最高の「続ける」環境が手に入る~
「習慣化オンラインサロン」のご案内

■【発売中】『何でも「続く人」と「続かない人」の習慣』

パーソナルコーチングのお申込み

「皇居ラン&コーチング」サービス

メルマガ「複業で自分を磨く良習慣」のご案内

伊藤 良のプロフィール





モードをかためる工夫

GMOインターネットグループ代表の熊谷正寿さんは、「会議の日」を設定していると聞きました。

1週間の中で、会議はその日に集中させるのだそうです。

すると、モードの切り替えが不要になります。

1日ずっと「会議モード」ですごせばいいからです。

すると、会議のスタートから、トップスピードで会議モードで会議にのぞめるわけですね。

脳が「会議モード」になっているので、アイデアが出ます。

決断もしやすいでしょう。

まさにモードをかためるメリットですよね。

私も参考にしています。

ちょうど昨日は、スタッフとして関わっている「習慣化オンラインサロン」の定例ミーティングの日でした。

20時30分から、2週間に1度の「3人ミーティング」を実施。

毎週の定例ミーティングは、21時から5人で行います。

定例ミーティングが終わったあとの22時から「絆チーム」の2人で、会議で出たタスクに取り組むことにしています。

ミーティングモードのうちに、アイデアや施策を話し合います。

その後、熱が冷めないうちにタスクを実行するわけです。

こうしておくと、私は「習慣化オンラインサロンスタッフモード」のまま、時間をすごせるわけですね。

何よりいいのは、先のばしが減ることです。

会議で出たタスクを、直後に行うわけですから。

感情がノンストップなんですね。

しかも、チームメンバーとZoomで一緒に取り組んでいるのでサボれません。

不明点があれば、すぐに確認できるというメリットもあります。

制限時間があるのもポイントです。

こうして、昨日も最善主義でタスクを進めることができました。

これが、ミーティングが終わったときに「いやー、終わった、終わった」というモードになってしまうとダメなんですね……私の場合。

冷蔵庫に向かっていき、「今日の自分、おつかれさま」とか何とか言って、缶ビールを飲んでしまうわけです(汗)。

すると「あとでやろう」と思ったタスクは、カレンダーに入れることもなく、日常に埋もれていきます。

そうして、タスクが先のばしになってしまうわけです。

この原因は、モード切り替えをやりすぎてしまうことが原因です。

 

■スポンサーリンク




モードをまとめる3つのステップ

脳は、モードが一時中断してしまうと、前の状態に戻るのに15分かかるといわれています。

たとえば、集中して企画書を書いているときに、お客さまから問い合わせの電話が入ったとします。

そのとき、電話自体は3分で終わったとしても、そこで集中モードが電話モードに切り替わっています。

ですから、前の集中モードに戻るまでに、15分も無駄になってしまうわけですね。

これが1日に1回くらいなら大丈夫かもしれませんが、1日のうちに何度も起きるのが普通です。

「ちょっといいかな?」があったり、LINEの通知がきたり、急ぎの問い合わせがあったり。

すると、 1日の多くの時間を「モードを取り戻す」ためにつかってしまうことになるんですね。

ですから、なるべくモードを切り替えないように工夫をしていきましょう。

そのためには、1日の計画や1週間の計画をたてる際に、3つのステップで考えてみましょう。

・ステップ1:タスクを書き出す

・ステップ2:モードが近いタスクをグループでまとめる

・ステップ3:カレンダーや手帳に、モードをかためてタスク処理時間を予定する

こうして考えた結果、私は火曜日の夜に「習慣化オンラインサロンスタッフモード」になっています。

3月までは、3つのミーティングはバラバラになっていたんですが、4月からスタッフ間でも生活リズムの変更があり、調整することになりました。

その機会に、モードをまとめてみたんですね。

結果、とてもいい感じなんです。

この効果を、ぜひご紹介したいと考えて、この記事を書いています。

あなたが、効果的な時間の使い方にご興味があれば、この「モードを固める」という方法をぜひ試してみましょう。

 


 

【お知らせ】

■【発売中】目標設定セミナー(音声教材)

■【発売中】「早起き習慣化セミナー」動画・音声教材

■「習慣化オンラインサロン」新規メンバー募集中!
~月額5,500円(税込)で最高の「続ける」環境が手に入る~
「習慣化オンラインサロン」のご案内

■【発売中】『何でも「続く人」と「続かない人」の習慣』

パーソナルコーチングのお申込み

「皇居ラン&コーチング」サービス

メルマガ「複業で自分を磨く良習慣」のご案内

伊藤 良のプロフィール


 

■スポンサーリンク




 

■編集後記

昨日は、朝6時から「習慣化オンラインサロン」の朝活に参加。

夜は、20時30分から「習慣化オンラインサロン」スタッフの「3人会議」。

21時から定例ミーティング。

22時すぎから「絆チーム」2人のタスク実行タイムでした。(^^)


 


 

【メルマガを発行しています】

テーマは「複業(マルチキャリア)を成功させる方法」です。

あなたがひとりで複数のビジネスをおこない、ご自身の人生を充実させていくノウハウにご興味があれば、ぜひご登録をお願いいたします!

▼メルマガのご案内はこちらから
メルマガ「複業で自分を磨く習慣」のご案内

▼ご登録は下記よりお願いいたします!



「複業で自分を磨く習慣」メルマガ登録フォーム
  *
  *
メールアドレス  *

 


 

■スポンサーリンク

-仕事の習慣

執筆者:

関連記事

営業のスキルアップのための3つのステップ。セールスの「守破離」で「落ちこぼれ営業マン」を抜け出す方法。

ベテラン営業マンが、過去の営業1年生だった自分にアドバイスをするとしたら、どの順番で、どんな風に伝えるか。 その流れを整理して記事にしてみました。   ■スポンサーリンク   「落 …

優先順位を忘れよう。劣後順位を決める3つのステップ

「優先順位を決める方法だと、いまいち力が入らない」という悩みがあります。 その場合は、「劣後順位」を考えましょう。   タスク管理の基本中の基本 タスク管理やタイムマネジメントにおける、 ・ …

チェックリストのクオリティーがあなたの仕事のレベルを決める

あなたは、チェックリストをいくつ持っているでしょうか。 「あなたのチェックリストのクオリティーが、あなたの仕事のレベルを決める」と言われたら、どう感じますか?   チェックリストへの苦手意識 …

意図的な「先のばし」習慣の活用で、無駄づかいが減らせる。

どのような物事にも、プラスの面とマイナスの面がありますよね。 習慣化の行動にも、一見「良くない習慣」ものであっても、アプローチによっては無駄づかいを防ぐメリットがある習慣があります。   ス …

「かけ合わせオリジナリティー」であなたのキャリアアップを狙う方法

突出した才能がなくても、あなたの価値をつくってオリジナリティーを高めていく方法があります。 それが私が「かけ合わせオリジナリティー」と呼んでいるやり方です。   活躍している人の「かけ合わせ …

検索

当ブログの管理人

【当ブログの管理人】
似顔絵イラストphoto3

■肩書:良習慣プロフェッショナルコーチ

■キャリア
・ビジネス書作家
・早起きコンサルタント
・国際コーチ連盟(ICF)アソシエイト認定コーチ(ACC)
・トライアスリート
・100kmウルトラマラソンランナー
・会社員

など、複数の活動をしている複業家。
1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。

良習慣を定着させるコーチングによって、クライアントの人生を変えるサポートをしている。

サポートしたクライアントは良習慣の定着によって、独立起業、複業家デビュー、セミナー講師デビュー、電子書籍出版などの目標達成を果たしている。

■公式メディア
「良習慣の力!」ブログ管理人
「複業で自分を磨く良習慣」メルマガ発行者

さらに詳しいプロフィールはこちら

Facebookページ

メールアドレスを記入していただければ、ブログ更新をメールで受信することができます。