仕事の習慣

仕事の生産性を高める「モードをかためる」3つのステップ

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「時間あたりの生産性を高めたい」と思うときは、私たちは何をすればいいのでしょうか。

生産性を高めるために、私が取り組んで効果を感じている方法に「モードをかためる」があります。

この記事で「モードをかためる」方法について書きました。

あなたの時間効率を高めるヒントになれば幸いです。




 

時間を効果的に使うためには?

「できるだけ効果的に時間を使いたい」

あなたは、そう考えることがあるでしょうか?

もちろん、私は考えていますし、時間の達人たちがどんな風に時間を活用しているか研究しています。

その中で、私が発見したことは、時間の使い方が上手な人たちは、

・モードの切り替えを減らしている

ことを発見しました。

簡単に言うと、

・モードが似ているタスクはまとめて取り組む

ということですね。

理由は、モードの切り替えは、私たちの脳に大きな負担をかけるからです。

モードを切り替えてばかりいると、意志力をどんどん消耗していきます。

結果、効率が下がり、パフォーマンスが落ちるのです。

たとえば、モード切り替えが多い日。

朝、仕事始める前に計画を立てていたら、電話が入って中断される。

計画を立て終わる前に対応をしているうちに、外出の時間になる。

外出から戻ったら、会議に出る。

そんな対応をしているうちに、1日が終わってしまう。

こんな日は、モード切り替えばかり。

いろいろとやっているようで、生産性は低いです。

それよりも、「午前中はアポを入れない」と決めてしまう。

ほかのスタッフに声をかけられても、「すいません、急ぎの仕事があって、午後でもいいですか?」と交渉する。

そうやって、ひとり時間をつくり、午前中を「集中モード」にするのです。

その時間に重要なタスクに集中する。

その分、午後はモードを切り替えて、会議や外出にあてる。

そういった工夫をすることで、生産性を高めるわけです。

 


 

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モードをかためる工夫

GMOインターネットグループ代表の熊谷正寿さんは、「会議の日」を設定していると聞きました。

1週間の中で、会議はその日に集中させるのだそうです。

すると、モードの切り替えが不要になります。

1日ずっと「会議モード」ですごせばいいからです。

すると、会議のスタートから、トップスピードで会議モードで会議にのぞめるわけですね。

脳が「会議モード」になっているので、アイデアが出ます。

決断もしやすいでしょう。

まさにモードをかためるメリットですよね。

私も参考にしています。

ちょうど昨日は、スタッフとして関わっている「習慣化オンラインサロン」の定例ミーティングの日でした。

20時30分から、2週間に1度の「3人ミーティング」を実施。

毎週の定例ミーティングは、21時から5人で行います。

定例ミーティングが終わったあとの22時から「絆チーム」の2人で、会議で出たタスクに取り組むことにしています。

ミーティングモードのうちに、アイデアや施策を話し合います。

その後、熱が冷めないうちにタスクを実行するわけです。

こうしておくと、私は「習慣化オンラインサロンスタッフモード」のまま、時間をすごせるわけですね。

何よりいいのは、先のばしが減ることです。

会議で出たタスクを、直後に行うわけですから。

感情がノンストップなんですね。

しかも、チームメンバーとZoomで一緒に取り組んでいるのでサボれません。

不明点があれば、すぐに確認できるというメリットもあります。

制限時間があるのもポイントです。

こうして、昨日も最善主義でタスクを進めることができました。

これが、ミーティングが終わったときに「いやー、終わった、終わった」というモードになってしまうとダメなんですね……私の場合。

冷蔵庫に向かっていき、「今日の自分、おつかれさま」とか何とか言って、缶ビールを飲んでしまうわけです(汗)。

すると「あとでやろう」と思ったタスクは、カレンダーに入れることもなく、日常に埋もれていきます。

そうして、タスクが先のばしになってしまうわけです。

この原因は、モード切り替えをやりすぎてしまうことが原因です。

 

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モードをまとめる3つのステップ

脳は、モードが一時中断してしまうと、前の状態に戻るのに15分かかるといわれています。

たとえば、集中して企画書を書いているときに、お客さまから問い合わせの電話が入ったとします。

そのとき、電話自体は3分で終わったとしても、そこで集中モードが電話モードに切り替わっています。

ですから、前の集中モードに戻るまでに、15分も無駄になってしまうわけですね。

これが1日に1回くらいなら大丈夫かもしれませんが、1日のうちに何度も起きるのが普通です。

「ちょっといいかな?」があったり、LINEの通知がきたり、急ぎの問い合わせがあったり。

すると、 1日の多くの時間を「モードを取り戻す」ためにつかってしまうことになるんですね。

ですから、なるべくモードを切り替えないように工夫をしていきましょう。

そのためには、1日の計画や1週間の計画をたてる際に、3つのステップで考えてみましょう。

・ステップ1:タスクを書き出す

・ステップ2:モードが近いタスクをグループでまとめる

・ステップ3:カレンダーや手帳に、モードをかためてタスク処理時間を予定する

こうして考えた結果、私は火曜日の夜に「習慣化オンラインサロンスタッフモード」になっています。

3月までは、3つのミーティングはバラバラになっていたんですが、4月からスタッフ間でも生活リズムの変更があり、調整することになりました。

その機会に、モードをまとめてみたんですね。

結果、とてもいい感じなんです。

この効果を、ぜひご紹介したいと考えて、この記事を書いています。

あなたが、効果的な時間の使い方にご興味があれば、この「モードを固める」という方法をぜひ試してみましょう。

 


 

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■編集後記

昨日は、朝6時から「習慣化オンラインサロン」の朝活に参加。

夜は、20時30分から「習慣化オンラインサロン」スタッフの「3人会議」。

21時から定例ミーティング。

22時すぎから「絆チーム」2人のタスク実行タイムでした。(^^)


 


 

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・会社員

など、複数の活動をしている複業家。
1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。

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