私が「時間管理のレベルがあがった」と感じたのは、手帳に自分とのアポイントメントをとるようになってからでした。
あなたは「時間管理の4つのレベル」を意識してスケジュールを組み立てているでしょうか？
時間管理のレベルアップを感じた瞬間
以前、コーチングのクライアントさんとのセッションで、「時間管理スキルがあがったな」と感じることがありました。
気分でやることを変えてしまうことや、時間があったのにもかかわらず計画したことができなかったことなどを課題にされていたからです。
それが「先週は本当に充実の週末をすごせました！」という報告がありました（この報告はうれしいものです）。
こういったときは、再現性を持たせるためにクライアントさんの言葉で言語化していただくことが重要。
そこで、うまくいった理由を尋ねてみました。
すると、クライアントさんの答えは、
「カレンダーに自分とのアポイントメントを入れるようにしたんです」
「ギチギチにせずにバッファを持って設定したら、うまくいきました」
ということでした。
これを聞いた瞬間、私は
・クライアントさんの時間管理のレベルがあがった
と感じたのです。
まさにレベルアップ。
思わず私の耳に、ドラクエの「テレレレッテッテッテー！」という音が聞こえてきました（笑）。
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時間管理の4つのレベル
なぜ、私はクライアントさんの時間管理のレベルがあがったとわかったのでしょうか。
それは「時間管理の4つのレベル」の考え方を知っていたからです。
時間管理には、下記の4つのレベルがあると言われています。
レベル1：紙に書き出す
やることを紙に書き出してリストにする方法がレベル1の時間管理。
備忘録のようなものですね。
とても短期的な時間管理といえます。
レベル2：カレンダーに予定を入れる
カレンダーを使用して、予定を入れる時間管理がレベル2です。
カレンダーに将来のイベントを入れることで時間を確保する時間管理ですね。
ほかの人との約束など、外部要因の時間管理です。
レベル3：目標につながるタスクを入れる
目標やゴールを考えて、今日取り組むタスクをスケジュールに入れます。
達成するために何をするのか、考えてスケジュールを組み立てるわけですね。
これができるようになると、レベル3の時間管理となります。
レベル4：ライフマネジメントを考える
仕事とプライベート。
長期的な目標と短期的な目標。
重要な活動と緊急な活動。
常に変数がある日常の中で、どのようなバランスをとっていけば時間管理が最適化するか。
それを考えてスケジュールを組み立てていくのがレベル4の時間管理です。
時間管理の分岐点
このうち、大きな分岐点はレベル2とレベル3の間にあります。
レベル1と2は、受け身的で他動的です。
一方で、レベル3と4は主体的かつ積極的なのですね。
先のクライアントさんに対して、私が
・時間管理のレベルがあがった
と感じたのは、レベル2からレベル3に移行したことがわかったからです。
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自分とのアポを守ることは時間管理の基本
先のクライアントさんのように、
「スタートしてはみたんですが、実行できませんでした・・・」
こういった相談は、よく耳にするものです。
その原因を探っていくと、レベル2までの時間管理に終わっているケースが多いのですね。
では、その課題を解決するためにはどうすればいいのでしょうか。
それはシンプルなのことなのですが、
・いつ
・どこで
・何を
・どれくらいやるのか
を決めることです。
とくに「いつ、どこで」を決めるだけで、実行確率は2倍に高まると言われています。
ですから、重要なことは、自分で自分の行動計画に、
・いつ
・どこで
・何を
・どれくらいやるのか
を決めて、自分とのアポイントメントをとりましょう。
「週末にやろう」とか、「仕事が終わったらやる」では、おそらく行動しないのが私たち人間。
「いつでもできる」は、結局実行されないのです。
ですから、重要な自分の活動には自分と約束をしておくことが必要なのです。
そうなれば、時間管理のレベルが3以上になりますから、自分とのアポの時間があなたの目標達成や夢実現が近づく時間となるわけです。
私たちは、あまった時間に何かをしようとしてもできないものです。
そもそも、現代の状況では「あまった時間」をつくり出すことさえ大変です。
だからこそ、事前に自分で自分へアポイントメントを入れる。
そしてそれを徹底して守る。
そのようにして、先のばししているタスクやとまっているタスクに取り組めるようになり、その取り組みが目標達成につながるわけです。
自分との約束を優先するレベル3以上の時間管理を意識しながら、スケジュールの組み立てを考えてみましょう。
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■編集後記
昨日は、コーチングセッションを1件。
5年くらい前の私とまったく同じような状況ということで、アドバイス形式でのセッションとなりました。
クライアントさんの質問がするどく、思わず話し過ぎてしまいました（笑）。
私自身が経験し、通過したプロセスを知っているので、現状が「良いカオス」だということをお伝えしました。
こういったカオスに負けずに、行動をとめないことがこれから前進するためには必要。
そのための適切な負荷みたいなものがあるんですよね。
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