面倒な先のばしを退治する3つのポイント

投稿日：2023/12/26

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「めんどくさいなぁ……。」
思わず漏れ出てきた言葉は、電子帳簿保存法への取り組みでした。

その先のばしをスキルで切り抜けたので、対処法の1つとして記事にしました。

面倒な社内ルール発生

「えっ、本当にそんなことやらなきゃいけないの？無駄すぎる……。」

今年、とても憂うつな気分になりました。
理由は、会社の書類に対する電子帳簿保存法なるものへの社内ルールの施行です。

私の職務は、営業職。
お客様とのやりとりが多いので、
・請求書
・発注書
・見積書
など、電子ファイルが多いです。

それらを残しておかなければならないなんて。
しかもファイル名を手打ちでペチペチと変更する（統一するため）。

そのあと、会社のクラウドの共有フォルダに格納していく。
しかも今だけじゃなくて、今後もずっと。

さらに、そのファイルはいつ使われるかわからない。
「めちゃくちゃ非効率だな……。」と愕然としました。

上司にチラッと抵抗を試みましたが「法律だから」と。
「そ、そうですよね……。」と私。

ほとんど意味のなさそうなことに、貴重な時間と労力を費やすことに、何とも納得がいかず。

先のばしを発生させてしまいました。。。
でも、近い未来にやらなきゃいけません。

さて、こんなときは、どう対処していけばいいのでしょうか。

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先のばししてしまう原因

前提として、私がPDFのファイル名を変換することや共有のクラウドに保存すること、それ自体ができないわけではありません。

ただ、問題は、
・気分がついていってないだけ
なのです。

気分を率直に言葉にすると、
・めんどくさい……。
・時間がかかるな……。
・まだやったことないしな……。
です。

作業に取りかかろうとするとはするんですが、そんな言葉ばかりが頭の中に浮かんできます。

こんな気分の状態で、書類の保存をさくさく進める・・・というのは、イメージしづらいですよね。（笑）

つまり、先のばしする理由の大部分は、私が
・「先のばし」する気分になってしまっているから
なんです。

だとすれば、その気分を変えること。
それが突破口です。

私たちの気分をつくっているのは、次の3つの要素です。

（1）姿勢や表情
（2）自分に話している言葉
（3）意識を向けている場所

私が電子帳簿保存法のルールに向かっているときは、
（1）姿勢や表情→表情が「への字口」になっていて、背中が丸まっている
（2）自分に話している言葉→めんどうくさい、時間がかかる、まだやったことがない
（3）意識を向けている場所→何も生み出さない作業に苦しくなっているイメージ
です。

いかがでしょうか。
この3点セットが揃っているのに、「よし！ファイルを保存するぞ！」という気分にはなれませんよね。

では、どうするか。
具体的な対策があります。

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先のばしの気分を変える方法

先のばししたくなってしまう気分が、
（1）姿勢や表情
（2）自分に話している言葉
（3）意識を向けている場所
の3つでつくられているわけですよね。

それなら、この3つの要素を変えていかなければ、ずっと先のばししてしまうこととなります。

つまり、解決策は、
・3つの要素を先のばししない状態に変える
ということです。

たとえば、電子書類の保存をスピーディーに取り組むとしたら、
（1）姿勢や表情→深呼吸をして、落ち着いた表情になる
（2）自分に話している言葉→「どうせやるなら早め早めに」「効率的にできないかな？」「5分だけ手をつけてみよう」
（3）意識を向けている場所→地味で面倒な書類の保存をサクッと終わらせて、ビシッと退社する自分
に変化させるわけです。

具体的には、3つのステップです。

それは、
・ステップ1：3つの要素の現場を書き出してみる
・ステップ2：どう変えれば3つの要素が先のばし改善につながるか考える
・ステップ3：ステップ1で書き出した言葉から矢印をひっぱって、望む状態につながるように書き換える
です。

こうしてみると、
・ビフォー：先のばし度80パーセント
だったものが、
・アフター：先のばし度30パーセント
くらいに変わったりします。

こうして心の負荷を減らせば、気分が変わります。
結果、先のばししているタスクに手をつけやすくなるわけです。

本当は、先のばし度100パーセントが、あっという間に0パーセントになるといいんですけれど。
さすがにそんな魔法は無いかなと。

ですから、3つの要素の書き換えは、一種の抵抗策です。

もちろん、3つの要素に変化を与えないままでも、時間がすぎていきます。
すると、状況が変わります。
締め切りがやってくるんですね。

そうなると、
（1）姿勢や表情→冷や汗が出てきて、あせっている表情になる
（2）自分に話している言葉→「やばい！」「間に合わない！」「やらないとまずいことになる！」
（3）意識を向けている場所→先のばしして締め切りを守れなくて、怒られているイメージ
みたいになります。

そうなれば、先のばしタイプの人も「いい加減、やらなきゃ！」という気分になるんです。
ですから、なんとかギリギリセーフでタスクを終えることができます。
（残念ながら、ときには、ギリギリアウトになる場合もありますが……。）

こうして、私は先のばししてきた書類の保存を終えることができました。
3回ほど書き直しましたが、何とか年内に完了して安心しました。

あなたも、年内にケリをつけなければならないタスクを先のばししているものはあるでしょうか。
そのときに対処すべきは、
・あなたの気分
です。

3つの要素を紙に書き出して、変化させてみましょう。
あなたの気分が変われば、行動も変わります。