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仕事の習慣

「メールを書くのに時間がかかる」を解決する5つの工夫

投稿日:2022/10/17

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「習慣化オンラインサロン」にて参加した「タイムマネジメント」をテーマにしたQ&Aセッション。

興味深い悩みがいくつもありました。

そのうちの1つ

Q:メールを書くのに時間がかかってしまう。
メールが早く書けるようになるコツを教えて欲しい

について、私も回答を考えてみました。




 

「メールを書くのに時間がかかる」という悩み

「メールを書くのに時間がかかる」という悩み。

以前の私も、まったく同じ悩みを抱えていました。

たとえば、お客さまへのトラブルを報告するメールを書くのに、すごく時間をかけていました。

私がトラブルを把握したときに、お客さまへ報告しなければなりません。

そこでメールを開き、

「まず、トラブルの状況を説明しなきゃ」

「原因の説明は具体的に書こう」

「対策案まで書こう。さて、どう対策すればいいかな・・・?」

そんなことを考えて、1通のメールに30分以上時間をかけていたからです。

当時の私に言ってやりたいです。

「いやいや、いきなり完璧なメールを目指しすぎだって……。まず謝罪して、状況を簡単に説明する。あとは追ってご連絡します、3行でいいから早く報告しないと」

「トラブル報告は、お詫びをしつつ、お客さまに失礼にならないように丁寧に書かなければならない」

それは間違ってはいないのですが、時間がかかってしまうほうがNGですよね。

お客さまの立場になれば。

「そんなことはいいから、早く報告して欲しかった」と思います。

悪い報告ほど、早く報告したほうがいいんですよね。

当時の私は、それがわかっていませんでした。

・丁寧に書かなければならない

・受け取った相手の気持ちを考えなければならない

それらはすべて私の思い込みでした。

そういった経験があるので、ご相談者の方の悩みがわかるわけです。

ひどいときは、未返信のメールがいくつもたまったまま、退社する日が常態化していましたので……。

 


 

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「メールを書くのに時間がかかる」を解決する5つの工夫

そんな私でも、今はメールの受信ボックスで未読がゼロの状態で退社できるようになっています。

メールの先のばしを改善してきたからです。

ここ最近でも、「早速ご返信いただきありがとうございます!」とか「はやっ!(笑)」という返信がくることもあるんです。

どんな工夫をしているか、5つにまとめてみました。

 

1:テキストファイルに下書きする

いきなりメールを完璧に書こうとすると、時間がかかります。

気持ちが構えてしまうんですね。

そのために、最初はテキストファイルに下書きをしています。

「本番の文章をいきなり書かなくていい」と思えば、気が楽になります。

ですから、筆(?)が進むんですね。

書いている途中で誤送信をしてしまうこともありません。

 

2:決まりのフレーズを持つ

です。

私のおすすめは、

「結論から言うと」

です。

長くなりそうなメールのときほど、このフレーズから書きます。

まず、結論から伝える。

理由はあとでいいのです。

メールは、相手に伝わることが大事ですので。

結論から伝えましょう。

また、メールで相手にお願いする場合もありますよね。

その場合は、「お願いしたいことをひと言でいうと」というフレーズを使います。

相手は「この人は私に何を求めてるんだろう?」ということが知りたいのです。

メールが丁寧かどうかよりも。

 

3:箇条書きを活用する

文章で書こうとすると、どうしても長くなります。

長くなると、理解しづらくなります。

お互いに。

ですから、

・箇条書きを活用する

のです。

文章にしようとすると「丁寧に書かなきゃ」という気持ちが出てきます。

それが箇条書きなら、丁寧さは気にしなくても大丈夫です。

それでも、十分に伝わります。

 

4:相手の感情は割り切る

「相手にどう思われるか不安」というときがありますよね。

それでメールが遅くなる。

ただ、自分のメールが相手にどう思われるかは、最終的にはわかりません。

むしろ、メールの文章で100パーセント相手に理解していただくのも困難です。

ある程度は「どう思われるかは、自分では選べない」と割り切ってしまうほうが速いです。

よほどおかしな文章でない限り、相手はそれほど不快にはならないはずです。

すべては相手の領域です。

変えられないことに労力を注がないようにしましょう。

 

5:質問で返信する

メールも「モノ」のようなものです。

どういうことかというと、

・止まっていると、エネルギーが滞留してしまう

ということです。

私のメール受信ボックスにある限り、そのメールは動きません。

そうなると、メールの先のばしが発動してしまいます。

ですから、

「すみません、このメールは、こういう理解で合ってますか?」

とか、

「理解が足りてなくて恐縮ですが、もう少し具体的に何をすればいいか教えてもらえますか?」

と返信してみるのです。

すると、メールが動きます。

 

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LINEやメッセンジャーの返信を速くする工夫

メールの工夫に追加します。

LINEやメッセンジャーでも返信を先のばしする場合がありませんか。

私も以前はよくありました。

「よく考えてから返信しよう」と考えて、結局先のばししてしまうんですね。

解決策は、

・あえてメッセージを分割する

です。

LINEやメッセンジャーで長めの文章を送るときがありますよね。

考えなければ、返信できないようなことです、

そんなときは、あえてメッセージをぶつ切りするのです。

たとえば、

「了解です、たしかにこれは考えどころかも。」

で、1回返信してしまうのです。

答えが出ていなくても。

それでも、途中まででも送っておくと、次が出てきます。

「とり急ぎ、いま考えられることを送っておこう」と思えるんですね。

中途半端を避けたくなるので、次のメッセージを考えます。

これは「ツァイガルニク効果」といって、「中途半端だと完了させたくなる」という人の心理を活用するのです。

これは使えますので、メールの5つの工夫と合わせて、ぜひお試しいただければと思います。

メールやSNSの返信も、

・完璧主義を手放す

・細かくしてベビーステップ

が有効です。

 


 

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■編集後記

昨日は、朝6時から『習慣化オンラインサロン』朝活のファシリテーションからスタート。

8時から10時前まで「習慣化オンラインサロン」のQ&Aセッションにスタッフとして参加。

レポートも書きました。

【レポート】サロン限定:古川武士のQ&A「タイムマネジメントに関するお悩みに回答|習慣化オンラインサロン・メディア|note

10時から12時30分まで「良習慣塾」セミナーを開催。

今回はセルフコーチングをテーマにお届けしました。

午後はオフ。

妻と2人で地元のイベントに参加しつつ、夕方に娘も合流して食事を楽しみました。(^^)


 


 

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・早起きコンサルタント
・国際コーチ連盟(ICF)アソシエイト認定コーチ(ACC)
・トライアスリート
・100kmウルトラマラソンランナー
・会社員

など、複数の活動をしている複業家。
1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。

良習慣を定着させるコーチングによって、クライアントの人生を変えるサポートをしている。

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