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良習慣の習慣

山のようなメール対応から抜け出すために。私が活用しているメールチェック5つのルール。

投稿日:2016/10/15

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毎日山のように押し寄せるメールにどのように対応していくのか?

悩まれているかたは多いのではないでしょうか。

メールチェックについては、私もずいぶん悩みましたが、数年前よりはだいぶ快適になってきました。

そこで、私が日常的に使っているメールテクニックをまとめてみました。

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大量のメール対応とどのようにつきあっていくのか

先日、ビジネスマンの友人とメール対応について話をしていました。

現代のビジネスはメールでのコミュニケーションが主流となっていますよね。

しかも、数年前とは違って、スマホでもチェックができます(できてしまいます、とも言えますね)。

セールスパーソンであれば、お客様からの急ぎの問い合わせに対して「それでは一度会社に戻って、確認してからお返事します」と言っているようでは、「使えないやつ・・・」と思われてしまうかもしれません。(^_^;)

そのため、「メールをどのように活用するのか?」というテーマは、仕事のスピードや信頼にもかかわってくる重要なポイントだと考えています。

私自身、メールの使いかたは書籍やセミナー等にいろいろと投資して学んできました。

実際、学んだあととそれ以前ではメールにかける時間を大きく削減できていることが、今回の友人との話で実感しました。

数年前の私は今よりも仕事量がなかったのにもかかわらず、1日中オフィスでメール対応におわれていたからです。

営業という仕事であれば、お客様とのコミュニケーションが重要なはず。

しかし恥ずかしながら、メール対応だけおこなって1日を終えていた日もあったのです。

しかも大きく勘違いしていたことに、大量のメールを丁寧に書いて、丁寧に返信して、「今日も仕事がんばったなぁ~」と思っていました。
(なんとも生産性の低い仕事ぶりです・・・。)

 

私が活用しているメールチェック5つのルール

そのようなメール対応から抜け出すために、試行錯誤を重ねて、かつてのメール地獄からは脱出しました。

私がふだん活用しているメールテクニックを5つに分類してみました。

 

■ メールチェックの回数と時間を制限する

就業中にメールチェックする回数は4回と決めています。

また、それぞれの時間も決めています。

おおまかには、

・午前中60分
・午後イチ45分
・15時前後30分
・退社前15分

といった感じです。

これでも2時間半あるのでメールにかけている時間は多いのですが、いろいろと試行錯誤した結果、ここに落ち着いています。

返信できずに終わる日もありますが、それは翌日返信すればよいと思っていますし、ある程度は仕方ないものだと割り切っています。

本当に緊急の用件なら、電話がかかってくるはずでしょう。

 

■ 始業直後はメールソフトをたちあげない

出社後は重たいタスクやその日の最重要のタスクをおこなう時間にあてています。

メールチェックからスタートすると、メールでとんできた受け身のタスクに流されてしまいます。

いったん受け身モードに入ると、1日中受け身のまま過ごすこととなります。

そのような受け身のループにおちいらないように、1日のファーストタスクは能動的にとりかかるように意識しています。

 

■  受信メールを読むタスクは移動時間や休憩におこなう

移動時間や休憩時間には同時に受信しているiPhoneでメールチェックすることはやってます。

かんたんな内容であれば、その場でiPhoneから返信してしまうこともあります。

ただ、このような時間では、基本的にメールを読むだけにしています。

メールを「読むモード」と、「返信するモード」は異なるためです。

 

■ 返信メールはまとめて対応する

先述のように、読むだけは先にしておくことがありますが、返信はまとめておこないます。

メールは「返信モード」で一気にやってしまったほうが効率があがるからです。

私の場合、移動中や休憩中に読むだけ読んでおいて内容を確認しておき、PCの前に座れたタイミングで一気に返信しています。

返信する内容は、おおよそイメージしていることが多いので、返信モードで一気にとりかかれるのです。

 

■ 返信は受信が早い順番におこなう

一般的には、受信した古いメールから対応するほうが常識でしょう。

ただ、私は受信が新しいメールから返信するようにしています。

そうなると、新しいメールに対しては「早く返信してくれた」という印象を持たれますので、メリットがあるのですね。

1回20件の受信メールを処理するとすると、4回は相手に「早い」と思ってもらえます。

古い順に対応すると、早いという印象はもたれないので、少しでもプラスの印象を与えられるようにしています。

 

メールにかかわる時間と回数を制限するのは効果的

メールチェックには業種や職種によってさまざまな対処法があることは理解しています。

その人の環境にあった、その人なりのやりかたを追求して最適化することが一番でしょう。

ただ、メール対応というものに、ルールを持っていない人が意外と多いようです。

私も同じでした。

ただ、上記のようなルールを1つずつつくりながら、メールにかける時間を減らすようにやりかたを変えたのです。

それでも、上記の中でメールチェックする回数や時間を制限しようと決意したとき、「大事な用件を見逃したらどうしよう?」という不安を感じました。

なにしろそれまでは常にメールチェックしていたので、やりかたを変えることに違和感と抵抗感があったのです。

しかし、従来のやりかたを変えなければ1日中メールが気になり、メールチェックで仕事を終える(しかし成果はでない・・・)という悪循環を抜け出すことはできないと考えました。

そこで、思い切って実行したら、少しずつ良い流れができていったのです。

また、時間と回数を制限すると、「承知いたしました」という確認だけの返信や、「ありがとうございます!」だけのチェーンメール的なやりとりをやっている時間もなくなります。

メールチェックの回数を決めて制限時間を設けるというルールがによって、メール対応にかける時間はかなり圧縮されました。

そうして、より成果があがるほかのタスクに時間をかけられるようになってきたのです(売上も増えました)。

まとめると、メールチェックは、

・時間を制限する
・回数を制限する
・モードをまとめる
・扱う優先度の高いメールに集中する

ということになりますね。

メールの山に埋もれているかた(過去の私のように・・・)のご参考になりましたら幸いです。

 

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■編集後記

昨日も連日でコーチングセッション。

新しいアプローチを試しました。

まだぎこちないのですが、、、慣れの問題なので今は割り切るしかありません。

進化・成長のプロセスではこの違和感が重要なのですよね。(^_^)

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・国際コーチ連盟(ICF)アソシエイト認定コーチ(ACC)
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「良習慣の力!」ブログ管理人
「複業で自分を磨く良習慣」メルマガ発行者
・セミナー講師
習慣化コンサルティング社認定「習慣化の達人」
・行動習慣ナビゲーター
・「習慣化の学校」サポートコンサルタント
「習慣化の智慧」サポートコンサルタント
・トライアスリート
・100kmウルトラマラソンランナー
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など、複数の活動をしている複業家。
1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。

良習慣を定着させるコーチングによって、クライアントの人生を変えるサポートをしている。

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