スケジュール管理ビギナーの人に伝えたい。私の時間活用が変わった2つのアプローチ。

10年前はまったくスケジュール管理というものがわかっていませんでした。

その意識が変わったきっかけは、大きく2つの変化をとりいれたことです。

 

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スケジュール管理の変化1：時間にマイルールをつくった

私が時間の使い方に関して工夫し、最初の頃、実際に変化が出たことは大きく2つありました。

1つ目は、スケジュールに自分なりのマイルールをつくっていったことです。

たとえば、会社の仕事であれば、原則として午前中のアポイントメントは入れないようにしています。

午前中は1日の中でもエネルギーが多い時間帯であり、同じ1時間であっても夜とはパフォーマンスの質が異なります。

ですから、ここで数字を扱うようなタスクや思考系の重要なタスクをおこなうようにしました。

そうしたほうが、質の高いアウトプットができると感じたからです。

実際、深夜に見積書や請求書をつくっていたときは、よくミスをしていました。。。

また、午前中をブロックすることで、打合せや外出は午後にまわすようになりました。

ミーティングや届けものは集中力が少なくなっていても、人と会うことでパワーが出てくるものなので、意外と平気なのですよね。

それと、メールチェックは、それまでは、とりあえずPCを立ち上げたら朝1番に取り組むタスクでした。

ただ、それも習慣を変え、重要なタスクを終わらせてからメールチェックに取りかかるようにするなど、試行錯誤をしたのですね。

こうして、集中できる時間に重要な仕事をして、エネルギーが切れてくる頃に集中力がなくても乗り切れる仕事をする。

そのようなルールをつくることで、1日を通した全体のパフォーマンスがあがりました。

 

スケジュール管理の変化2：「自分とのアポイントメント」を入れるようになった

2つ目は、私がスケジュールに対する考え方やとらえ方が変化したことがあります。

それは、Googleカレンダーに「自分とのアポイントメント」を入れたことです。

それまでの私は、フランクリン・プランナーという「7つの習慣」の手帳を活用していました。

そこに記載していたのは、「ほかの人とのアポイントメント」だったのです。

しかし、自分に与えられた「時間」という資産は、自分のためのもののはずです。

ですから、本当に重要なのは、

・自分が成長するためには何をしたほうがいいのか？
・自分がつくりたいライフスタイルはどのようなものなのか？
・自分はこれからどのような人生を歩みたいのか？

というようなことを考えるために、「自分とのアポイントメント」を入れることが、大事なことのはずです。

そのような基本的なことに、長い間気づいていなかったのですね。

もちろん、人とのつながりはとても重要です。

師匠や友人たちに会う時間は大事ですし、コーチングセッションのように未来を考える時間を天引きすることも重要です。

また、すでに成果が出ている人なら、人脈に投資する感覚もとても重要なのだと思っています。

ただ、成果が出ていないのなら、自分で未来を考えてビジョンを描いたり、プランニングをしなければ、ほかの人の目標達成のためにあなたの時間が使われてしまうのです。

ですから、「ほかの人とのアポイントメント」はできるだけ減らしていくことです。

そうして、自分が実現したいビジョンを実現するために、「自分とのアポイントメント」を入れましょう。

 

「時間簿」をとり、24時間を少しずつ改善していく

私たちは、意外と重要ではないことに時間を使っています。

使途不明時間やあいまいな時間は、けっこう気を使っていても1日の中に存在しているものなのです。

これは、時間簿をとる習慣をやってみてよくわかりました。

たとえば、

・FacebookやTwitterへの自己アピールの投稿
・愚痴や陰口ばかりの飲み会
・生産性の低い会議
・明日には忘れてしまうYahoo！ニュースの情報収集
・スマホでのネットサーフィン

など、なんとなく浪費している時間は多いのですね。

「自分がどのように1日をすごしているかわからない」という人は、ぜひ、1日の時間簿をとってみることをおすすめいたします。

そのようにして1日を見える化して、不要な活動は減らしていきましょう。

また、自分のエネルギーが減る活動や感情生活が悪くなる活動もリストラしていきたいものです。

その代わりに、自分のやってきたことを認める時間を確保したり、将来のことを考える時間をつくりましょう。

できるだけ、1日をそのようなプラスの時間で満たしていくこと。

24時間をパーフェクトにすることは難しいもの。

しかし、そうやって意識して考え、少しずつでも工夫を重ねていくこと。

それが、最終的に充実した1日につながっていくはずです。

 

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■編集後記

昨日は、子どもたちに時間をもらって妻と2人で買い物へ。

妻が自宅用に新しいPCが必要ということで、
Windows PCをチェックしにいきました。

ちょっと予算オーバーだったので、もう少し検討します。(^_^;)

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