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「あのメールに返信しなきゃ」にも使えるGoogleドキュメントの音声入力

投稿日:2020/10/22

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それなりのボリュームが必要なメールやメッセージに埋もれていないでしょうか。

そのようなときこそ、Googleドキュメントの音声入力を活用してみましょう。




 

多種多様なメッセージツールにおぼれる

複業に取りくんでいると、メールやメッセージのコミュニケーションが増えます。

それまでは会社を離れれば、メールやメッセージが大量にやってくるということはありませんでした。

プライベートでは妻や友人とのショートメールくらいでした。

私が複業をはじめた当時は、まだLINEやメッセンジャーは使っていなかったんですよね。

いま考えると不思議なくらいですけれど。

ただ、今はさまざまな形でメッセージがとんできます。

よく使っている

・メール

以外にも、

・LINE

・Facebookメッセンジャー

・Slack

・チャットワーク

・WeChat

などがあり、毎日チェックしています。

さらにテキストベースではFacebookも毎日あります。

テキストベースではありませんが、オンラインのコミュニケーションツールとしてZoomは毎日のようにつないでいます。

一時期は、大量にやってくるメッセージの波に飲まれていました。

未読や未返信のメッセージがたまりまくっていたのですね。

それらの大量のメッセージに返信するためにはどうすればいいのでしょうか。

 


 

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メッセージを短時間で返す方法

そんな中、メッセージを短時間で返す方法を活用するようになりました。

それは、

・音声入力

です。

私の仕事でメッセージ返信が必要なものに

・フィードバックをする

という仕事があります。

たとえば、コーチングのクライアントさんから、

・ブログを書いたのでフィードバックをいただけませんか?

・音声コンテンツを更新したのでフィードバックをいただけませんか?

・セミナーの内容を考えてみたのでフィードバックをいただけませんか?

・1週間の活動をシートにまとめたのでフィードバックをいただけませんか?

といったメールが届きます。

これはひと言で返すものではありません。

いただいた内容をチェックして、私なりのフィードバックをお戻しします。

できれば、「こうするともっと良くなりそうですね」という簡単なアドバイスまでお渡ししたい。

こうなると、やはりLINEでは難しいわけです。

コーチング分野なので少し特殊かもしれません。

それなりのボリュームの文章をつくり、相手に返信します。

このようなケースだと、テキストで打つと時間がかかります。

内容を考えながらタッチタイピングをするからです。

考えているだけで時間がすぎてしまうこともあります。

このような状況に陥らないためにも、音声入力でサッとメッセージを話すのです。

これだと、ふと思いついたときに歩きながらメッセージをつくることもできます。

そのあと、パソコンやスマホでメッセージを少し手直しする時間があれば、メッセージを返信できるのです。

例にあげたのは、コーチング分野なので少し特殊かもしれません。

それでも、単純に「OK!」といった簡単な短文やスタンプを返すだけではすまないコミュニケーションは、意外と増えているではないでしょうか。

 


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「Googleドキュメント」なら簡単に音声入力ができる

では、どのように音声入力を

やり方は簡単です。

(1)スマホのアプリ「Googleドキュメント」をインストールする

(2)アプリを立ち上げたら「新しいドキュメント」をつくる

(3)右下のマイクのアイコンをタップしてスマホに話す

これだけです。

iPhoneがあれば、ものの数秒で音声入力をする環境がつくれるのです。

以前、口頭メモを残そうとしてボイスレコーダーを買いました。

ただ、聞き直すときに時間がかかるので、結局はムダになって捨ててしまいました。

今はGoogleドキュメントがあれば、話したことが文章になるのです。

ほかの人との対話を残すことはまだ難しいものの、自分の考えや思いつきをボイスレコーダーに録音する必要ありません。

「Googleドキュメント」を立ち上げてスマホに話しかければ、テキストデータがつくれるからです。

私には毎週「習慣化の学校」メンバーの1週間の活動にフィードバックをおこなうというタスクがあります。

ひとりひとりの分量としては、それほど多くはありません。

それでもおひとり10分くらいの時間で、合計90分くらいかかっていました。

1日のうちで90分をつくり出すのはなかなか大変なもの。

そこで、音声入力でフィードバックをつくるようにしました。

すると45分から60分で完了するようになったのです。

音声のフィードバックだけなら、20分で終わります。

これは、音声入力のマイクをタップすると「とにかく何か話さなくては」というモードになるからです。

文章は考えてしまうので、その時間は進みません。

でも、音声だと何かしら言葉が出てくるものです。

また、それがポイントをついたいいフィードバックになることもあるのですね。

ブログやメルマガはコンテンツになるので、音声入力が難しい場合もあります。

でも、このような返信なら音声入力のハードルは下がります。

私のように、それなりのボリュームのテキストで返信が必要なときは、ぜひ音声入力を使って効率化してみましょう。

人によっては、劇的に改善するはずです。

 


 

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■編集後記

昨日は、朝6時の「習慣化オンラインサロン」朝活ファシリテーションからスタート。

夜は「良習慣塾」セミナーを開催。

今回のテーマは「感情」でした。

いいテーマですよね。(笑)

「人生の質は、感情の質」と言われます。

ということで、みなさんに感情の達人になっていただくべく、活躍している人や突き抜けている人たちが味わっているという「10の感情」を中心にお伝えしました。(^^)


 


 

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・国際コーチ連盟(ICF)アソシエイト認定コーチ(ACC)
・ビジネス書作家
・早起きコンサルタント
「良習慣の力!」ブログ管理人
「複業で自分を磨く良習慣」メルマガ発行者
・セミナー講師
習慣化コンサルティング社認定「習慣化の達人」
・行動習慣ナビゲーター
・「習慣化の学校」サポートコンサルタント
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など、複数の活動をしている複業家。
1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。

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サポートしたクライアントは良習慣の定着によって、独立起業、複業家デビュー、セミナー講師デビュー、電子書籍出版などの目標達成を果たしている。

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