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「見せかけの緊急タスク」にまどわされない方法

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「見せかけの緊急タスク」にまどわされると私たちのパフォーマンスは下がります。

「見せかけの緊急タスク」にふり回されないルールづくりをしておきましょう。




 

「見せかけの緊急タスク」という敵

仕事中は、私たちの集中力を削ぐものがあふれています。

たとえば、

・お客さまからの電話

・社内の内線

・LINEやメールの着信

・上司や同僚の「ちょっといい?」というかけ声

・宅急便の配達対応

など。

それまで取りくんでいた作業が強制的に中止させられます。

これが仕事中に続くと大変です。

生産性が著しく落ちるからです。

こういった現象を、私は「見せかけの緊急タスク」と呼んでいます。

「見せかけの緊急タスク」は私たちのパフォーマンスを下げる強敵です。

今この瞬間に取り組むべきタスクがあるのに、メッセンジャーがくると「見せかけの緊急タスク」として反応してしまう。

重要度は高くないのにもかかわらずです。

ですから、気持ちとしては反応したくない。

それなのに、スマホから「ねえ、俺をチェックしなくていいの?本当に?チェックしといたほうがいいんじゃないの?」と言ってくるんですよね。(笑)

集中して仕事をしたいなら、この「見せかけの緊急タスク」がやってこない環境を整えたいものです。

できるだけスムーズに仕事を進めるためには、寄り道をしている暇はありません。

「少しならネットで調べて大丈夫だろう」

「ほんのちょっとスマホをチェックしよう」

この「少し」とか「ちょっと」が命とり。

気づくとかなりの時間を使っていることがあります。

ネットサーフィンやスマホの通知チェックなどはその典型。

それに、一度でも脇道にそれると、元の集中していた状態に戻るのは時間がかかります。

せっかくあたたまっていたエンジンが冷えてしまい、もう一度あたため直すようなものなの。

結果、そのようなことをやっていた自分に気づき、「こんなに時間が経ってしまった、、、」とダメージを受けるわけです。

 


 

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選択肢を減らして「見せかけの緊急タスク」に対処する

対応するものや選択肢が多いと、それだけ意志のエネルギーを使います。

悩んだり、考えたりすると意志力が減っていくのです。

そんなときに「見せかけの緊急タスク」がやってくると、惑わされてしまいます。

それを防ぐためにはどうすればいいのか。

おすすめは、

・選択肢を減らす

ことです。

考えなくてもそれほどダメージがないことは、考えなくてもいい仕組みを考えましょう。

たとえば、毎日のファッション。

いいコーディネートを考えている人がいるとします。

では、コーディネートに悩む時間は自分にとって本当に必要なのかどうか。

悩んだ時間の分のリターンがあるのか、よく考えたいものです。

以前の私の話です。

営業職になってスーツを着るようになった頃。

スーツの色やシャツの色、ネクタイの色などを気にしていました。

なんとなく組合せがうまくいかず、それだけで気分がさがることもあったのですよね。

しかし、あるときふと思ったのです。

「これからの人生で、いったい何回コーディネートを考えるのだろう?」と。

「洋服選びにかける時間はどれほどのものなのだろう」と。

そう思った私は、仕事に着ていく洋服を変えていきました。

スーツは濃紺か黒。

ワイシャツはすべて白。

インナーは白。

靴下はすべて黒。

ネクタイは青系。

革靴は黒。

そのようなルールをつくったのです。

それからは、めちゃめちゃラクになりました。

洋服やコーディネートで悩む時間はゼロ秒。

どの組合せをとっても、間違いがありません。

何を選んでも正解のクイズをやっているようなものです。

とくに靴下はラクでした。

仕事もプライベートも黒の靴下だけ。

それもユニクロでまとめて買ってきたものですから、すべて同じです。

長く履いて穴が空いてしまっても、片方だけ捨てればOK。

ペアの片割れを気にしなくてすむのです。

これがもしもデザインのある靴下だったら、片方がだめになったらもう一方も処分しなければなりません。

それがすべて同じ生地で同じサイズなので、片方を残しておいてもまた活躍の場があるわけです。

エコです。

正直なところ女性にはウケないと思いますが(笑)、男性にはおすすめしたいです。

こういう仕組みを考えておけば良さげなコーディネートを見かけて「見せかけの緊急タスク」がやってきても惑わされません。

惑わされるだけの選択肢さえ、持っていないからです。

 


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「見せかけの緊急タスク」にまどわされないルールを「考える」

ルールを決めておくと、考える回数を減らすことができます。

ですから、

「シャツは白だけ」

「靴下は黒だけ」

という風にあらかじめマイルールを決めておくのです。

そうすれば無駄に考える時間は減ります。

私たちの毎日は大小の判断のくり返しです。

大きな案件を受注できるかどうか、見積を考える。

そのような大きな判断もあれば、お客さまとのアポを何時にするのか、といった小さな判断まで。

毎回考えていたら、意志のエネルギーが奪われてしまいます。

それよりは、事前にマイルールをつくってしまう。

「大きな案件は粗利○パーセントにする」

「お客さまとのアポは火曜日から木曜日の午後14時から17時にまとめる」

という風に。

そうすれば(いい意味で)ロボットのように効率的にタスクを実行することができます。

「見せかけの緊急タスク」がやってきてもふり回されず、淡々といけます。

ストレスもためずに済みます。

もちろん、ルールづくりは決めるのが簡単ではないかもしれません。

でも、ルールは修正していけばOKです。

それに1度決めてしまえば、そのあとずっと効果が続くのです。

私たちは考えることでものごとを複雑にしてしまうことがありますが、それは違います。

私たちはシンプルにするために考えるのです。

そのようにして、「見せかけの緊急タスク」に惑わされないルールづくりを考えてみましょう。

 


 

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■編集後記

昨日は、朝6時の「習慣化オンラインサロン」朝活ファシリテーションからスタート。

お昼休みにコーチングセッションを1件。

クライアントさんの来年の活動コンセプトをしぼりました。

夜はZoomミーティング1件でした。


 


 

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習慣化コンサルティング社認定「習慣化の達人」
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1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。

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