仕事の習慣

優先順位を忘れよう。劣後順位を決める3つのステップ

投稿日:


「優先順位を決める方法だと、いまいち力が入らない」という悩みがあります。

その場合は、「劣後順位」を考えましょう。




 

タスク管理の基本中の基本

タスク管理やタイムマネジメントにおける、

・基本中の基本がある

と考えています。

どれほど優れたソフトを使っても。

どれだけすばらしい手帳を買っても。

どんなに効率的なアプリを使っても。

基本を外したら、あまり意味がないです。

基本とは、

・いま取り組むべき最重要タスクをはっきりさせて、完了すること

です。

シンプルです。

「当たりでしょ」と思いますよね。

でも、意外と多くの方ができていなかったりします。

せっかく取りかかったのに、ほかの人から話しかけられたりもします。

優先順位が間違っていることもあります。

取り組み始めたのに意識が分散して、別のことをやってしまったりするのです。

そうなれば、基本から外れてしまいます。

これは私だけでなく、多くの方々に起きています。

もちろん、基本を守ろうとしているのです。

集中し、シングルタスク、シングルモードでタスクに取り組みたい。

ただ、外部の刺激が私たちを基本からはずそうとしてくるのです。

多くの場合、私たちはそれに抵抗できません。

結果、分散し、マルチタスク、マルチモードになってしまうのです。

 


 

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仕事の生産性を高める3要素

前述の

・いま取り組むべき最重要タスクをはっきりさせて、完了すること

という基本。

文章を分解すると、

(1)いま取り組むべき

(2)最重要タスクをはっきりさせて

(3)完了すること

の3つに分けられます。

 

(1)いま取り組むべき

まずは、優先順位です。

最優先をはっきりさせないといけません。

「今やるべきこと」を明確にすること。

最初が間違ってしまうと、ゴールも間違います。

 

(2)最重要タスクをはっきりさせて

次に、もっとも重要なタスクを決めます。

いまこの瞬間に取り組むべきタスクは、何が最重要なのか。

そこを間違えると、間違ったゴールに早くたどり着くこととなってしまいます。

もちろん、最重要ですから選べるのは「たった1つ」です。

「最重要が7つあるんですが」はNGです(笑)。

 

(3)完了すること

最後は完了まで行うこと。

終わらせます。

「とどめを刺す」感覚ですね。

もちろん、タスクが大きなときもあります。

そのときは「30分でできるところまで」という完了でOKです。

3つのステップを愚直にくり返す。

それだけで、あなたの仕事はどんどん進んでいきます。

何しろ、

・優先順位は高いタスク

・最重要のタスク

・完了させるまでやり抜く

の3つを満たしています。

これで生産性が高まらないわけがないですよね。

 

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劣後順位を決める3つのステップ

重要なのは、

(1)いま取り組むべき

(2)最重要タスクをはっきりさせて

です。

普通に行けば、

・リストアップする→優先順位をつける

でOKです。

その方法ではエネルギーがでないときがあります。

「本当にこれでいいかな」と迷うときも。

そのままやっても力が入りません。

そのときに有効な方法があります。

それは、

・優先順位ではなく「劣後順位」で考えよう

ということです。

劣後順位。

優先順位の反対ですね。

つまり「やらないことを決める」のです。

具体的には3つのステップで考えていきます。

 

ステップ1:プライベートとビジネスの2枠をつくる

はじめに2つのスペースをつくります。

項目は、

・仕事

・プライベート

です。

 

ステップ2:重要なことをリストアップする

次に、それぞれの項目で重要なことをリストアップしましょう。

 

ステップ3:最優先でやらなくていいことから消していく

ここからがポイントです。

優先順位を考えるだけなら、1つを選択すればOKです。

さらにエネルギーを高める方法があります。

それは、

・最優先でやらなくていいことから消していく

方法です。

今はやらなくていいことから順番に消していきます。

それぞれ1つずつのタスクが残りますよね。

どうでしょう。

こうして残った1つ。

とてもエネルギーが高く感じるのではないでしょうか。

これが劣後順位を決める方法です。

優先順位だといまいちモチベーションが高まらないタイプの方もいると思います。

ぜひ劣後順位を決める方法をトライしてみましょう。

 


 

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■編集後記

昨日は、朝6時の「習慣化オンラインサロン」朝活ファシリテーションからスタート。

7時からセミナー資料づくり。

8時から10時前まで「習慣化オンラインサロン」Q&Aセミナーにスタッフとして参加。

リアルタイムレポートも5000字弱、書きました。

【イベントレポート】 古川武士のQ&A コンサルから学ぶ!先延ばしをやめる習慣

10時から12時30分まで「早起き完全マスタープログラム」セミナーを開催。

午後はオフ。

家族とゆっくりすごせました。(^^)


 


 

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