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仕事の習慣

伝えづらいネガティブな情報をすばやく伝える方法

投稿日:2021/10/17

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「相手を嫌な気持ちにさせてしまうかもしれない、、、」というネガティブな情報を伝えなければならないとき。

つい、メールやメッセージすることををためらってしまうことはないでしょうか。

私はそこに困っていたのですが、改善できている方法があるので記事にしてみました。




 

ネガティブな情報の伝達に時間がかかる

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そこで、いま意識しているのがクイックレスポンス。

これを意識するようになりメールの返信や、メッセンジャー等へのリアクションが速くなりました。

返信をすぐにする。

たったそれだけのことですが、意識するだけでも仕事は早くなるものだと、改めて感じているところです。

ただ、ある分野において、私のレスポンスが遅れる(時間がかかる)傾向があることに気づきました。

それは何か。

ネガティブな情報を伝える時です。

トラブルやミスなど、悪い情報の報告や連絡ですね。

これらのネガティブな情報を伝えるときに「どのように返信すればベストだろうか?」と考えすぎてしまうのです。

結果、時間がかかってしまうのですね。

その時間のロスが、とても多いことに気づきました。

 


 

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ネガティブな情報の伝達を速くするための3つの「しない」

そのような状況でこそ、まさにメモ書きの実践ですね。

メモ書き続けた結果、次の3つの言葉(指針)を手に入れました。

現状、ネガティブな情報をメールやメッセンジャーで伝えることに詰まりそうになったときに、これらの言葉たちを思い出すようにしています。

1:考えすぎない

2:先読みしすぎない

3:遠慮しすぎない

 

1:考えすぎない

単なる業務連絡のメールや承認のメッセージは、私もそれほど遅くはありません。

考えなくていいので。

ただ、

・相手を困らせたくないな

・相手に嫌な想いをさせたくないな

・相手の感情を乱すことになったらどうしよう

といった難しい内容は、伝える表現を考えこんでしまいます。

もちろん、相手の気分を害さない表現を考えるのは悪いことではありません。

ただ、考えすぎて時間をかけてしまうと伝達するのが遅くなってしまいます。

そのほうが、状況を悪くしてしまうのですよね。

ですから、あまり考えすぎずに早めに連絡してみましょう。

考えずに動き出してしまったほうが、解決に向けて進めます。

 

2:先読みしすぎない

先読みしようとしすぎると、時間がかかります。

「こんな着地にしよう」とスマートに解決しようとして、考えすぎてしまうのですね。

ですから、ネガティブな内容で返信を考えるのに時間がかかるとき、まずは状況のシェアだけしてみましょう。

「申し訳ないのですが、このような状況です。対策を考えていますので追ってご連絡いたします」という風に。

本来なら、状況の伝達と対処策を同時に連絡できればベストです。

でも、対策案を考えすぎて時間がかかってしまうならは、状況だけでも先に伝えてしまったほうが情報共有になります。

2倍の時間を迷って伝えても、効果が2倍になって伝わるわけではありません。

余計に悪くなることはありますが。

 

3:遠慮しすぎない

伝えるべきことは、あまり遠慮しすぎずに伝えましょう。

そのほうが仕事が速く進みます。

遠慮しすぎると、もっとわかりづらくなります。

たとえば、

・妙に遠慮してしまって、言葉が多くなりすぎてわかりづらくなる

・言いづらいことなので丁寧に伝えすぎて、余計にわかりづらくなる

・本質を避ける表現でごまかしすぎて、現実がわかりづらくなる

という感じですね。

それで誤解を生んでしまったら、あとが余計に大変です。

つじつまが合わなくなります。

そのほうが挽回がきかないでしょう。

相手のことを思えばこそ、遠慮しすぎないほうがいいこともあります。

何より、先に伝えたほうが自分の気持ちは楽になります。

そして、自分だけでなく、相手の気持ちも楽になるのです。

事実を隠されていないわけですので。

 

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ネガティブな情報を伝える前に3分間だけ書き出す

今回の記事を書きながら、ネガティブな情報を伝えなくない人(私も含めて)の気持ちを深掘りしてみました。

その結果、ネガティブな情報を伝えるときに連絡が遅くなるのは、私の内面に原因があることがわかりました。

メモ書きをしていて気づいたのは、ネガティブな情報を伝える際に、

「私はいい人と思われたい」

「私は善人だと思われたい」

「私はだめな人だと思われたくない」

という気持ちです。

トラブルやミスが私自身が起点ではないのにもかかわらず、事実と自分を切り分けられていなかったのです。

これは自分でメモ書きをしていて、あらためてわかりました。

だいぶ軽減してきたと思っていましたが、こういったビリーフ(思い込み)は根深いものなのですよね。

さらに、今回の私の気づきで、正直なところを率直に書いてしまいましょう。

要は、私は「相手のことを配慮する」という前提を持ちつつ、あえていうと「自分のことばかり」を考えているのです。

ですから、連絡せずに抱え込んでしまうのです。

しかし、それは結果として自分以外の人たちに迷惑をかけることになります。

これは子供の頃からくり返している悪習慣。

今回メモ書きを継続してみて、改めて気づいたことです。

自分以外の周りの人のことを考えているつもりで、実は自分の保身を考えていたわけです。

これでは、仕事は早くなりませんね。。。

では、何をするか。

いま私が取り組んでいるのは、

・メモ書きを3枚書いてみる

です。

これなら1枚1分で、3分間しかかかりません。

これをやってしまったら、あとはもうメールやメッセージを書いてしまうようにしています。

それ以上は、あえて考えません。

そのようなマイルールをつくり、運用してみています。

ネガティブな情報こそ保身を考えずに、ほかの人の迷惑を考えてトラブルやミスを共有する。

そうして、事態を少しでも前に進めること。

「慣性の法則」を発動させるように。

それを意識して伝達していきしょう。

そうしなければ、課題は前進しませんので。

ネガティブな内容を伝えることに悩んでいる方は、参考にしてみていただければと思います。

私も引き続き実践してみます。

 


 

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■編集後記

昨日は、朝6時30分から「習慣化オンラインサロン」の朝活に参加。

7時から週次のレビュー&プランニングタイムのファシリテーションを担当。

7時30分から目標達成ミーティング。

8時から「習慣化オンラインサロン」定期ミーティング。

9時からブログ部の部会。

10時からお昼まで娘の学校公開にオンライン参加。

午後は歯医者の定期健診でした。(^^)


 


 

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1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。

良習慣を定着させるコーチングによって、クライアントの人生を変えるサポートをしている。

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