セミナーの準備を2時間から30分に短縮。チェックリストの効果を最大限にする。

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一昨日は、早起き習慣化セミナーの準備をしていました。

今までのセミナーの中でも、最速で準備が終わり、自分でもちょっとした驚きがあるくらいに。

その理由を考えてみました。

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セミナー準備には労力がかかる

セミナーをはじめて開催した頃は、準備のために何時間も要していたことを思い出します。

セミナーを開催する際には、

・セミナールームを予約する
・告知文を書く
・スライドをつくる
・ワーク用の資料を人数分コピーする

など、やるべきタスクは山のようにあります。

この準備、まったくセミナー慣れしていない頃は、本当にたいへんです（私も今でも慣れませんが、、、）。

私がセミナーをはじめて開催した際には、ものすごい達成感がありました。

すると、「また、セミナーを開催しよう！」と思うのです。

そのように、2回目、3回目と開催する気持はあるのです。

あるのですが、、、準備のたいへんさを思い出すと、「また、あんなに時間をかけて準備しなければいけないのか・・・。いま、ちょっとたて込んでるし、もうちょっと様子を見てから次のセミナーを開催する事にしよう。」という気持になっていきます（次第に）。

そうして、自主開催のセミナーを見合わせていくと、「あれ？気づいたら、半年もセミナーやってないじゃん。。。」となるわけです。

すると、次のセミナーを開催するまでに、多大なエネルギーを使わなくてはなりません。

効率化の最大の要因はチェックリスト

しかし、今回は、それほど時間をかけずに準備することができました。

しかも、負荷はあまりかかっていません。

では、1回目と今回の準備の負担が大きく変化したのは、何が要因だったのでしょうか？

その理由をあげれば、間違いなく「チェックリストの存在」です。

今回は（今回も）セミナー準備は直前になってしまいました。

そこで割りきって、セミナー開催のチェックリストを、頭から素直に順番に取り組んでいったのです。

それが、スムーズに機能したわけです。

早起き習慣化セミナーは、今回で26回目。

毎回チェックリストを用意して、開催のたびに抜け漏れを追加したり、不要なタスクを削除してきました。

そのような意味では、バージョン26のセミナーチェックリストです。

このチェックリストがなかったので、セミナーの準備に2〜3時間もかかっていたのですね。

それが、ブラッシュアップを重ねた結果、1から準備しても30分もかからずに準備できるようになったのです。

仮に1時間30分が、30分に短縮されたところで、1回あたりの時間はたいしたことがないかもしれません。

ただ、1回のセミナー準備に1時間節約できるとすれば、25回セミナーをやると単純に25時間も節約できることになります。

25時間といえば、まる1日くらいの時間が変わってくるのですから、大きな投資効果といえるでしょう。

重要なコンテンツに力を注ぐことができる

このようなセミナー開催のチェックリストをつくっておくことは、ちょっと面倒くさいことです。

しかし、チェックリストのバージョン1（もしくはバージョン0.1であっても）、ひとまずのたたき台をつくりましょう。

チェックリストをつくっておくことにより、

・段取りを考える
・必要なツールを忘れていないか不安になる
・大事なプロセスが抜けていないか心配になる

といった感情から解放されます。

また、節約した時間でセミナーの内容をブラッシュアップしたり、より効果的なワークを考えられるようになり、セミナーで本当に重要なコンテンツ部分の価値を高めることができるのですね。

これは大きなメリットでしょう。

私のセミナーのチェックリストは、当日までにやっておくタスクはもちろんのこと、終わったあとのご受講者さんへのフォローやアンケートの「お客さまの声」をブログにアップするところまで含めたチェックリストです。

チェックリストのすべての工程をチェックしたら、今回のセミナーは終了です。

これは、かなり達成感があるものです。

チェックリストを活用していないという方には、ぜひ試していただきたいです。

オリジナルのチェックリストを増やしていこう

私は、セミナーに限らず、会社の仕事やプライベートでもチェックリストを多用しています。

たとえば、週末のそうじチェックリストや、月末の請求書作成のチェックリストなど、かなりのタスクをチェックリストにしています。

ルーティンの仕事とはいえ、いちいち考えずに淡々とタスクをこなすこと。

ある種、ロボットのような感じもありますが、ルーティンの仕事というのは感情をはさまずに取り組んだほうがスピードは速いです。

私は、新入社員の頃は、仕事がボロボロでしたが、チェックリストを活用するうちにミスがかなり減るようになり、スピードも上がったのです。

あなたも、ぜひオリジナルのチェックリストをたくさんつくってみてはいかがでしょうか。

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■編集後記

セミナーを自分ひとりで企画・運営して、講師も務める。

私の場合は、自社オフィスではないので、会場までの移動も必要です。

たしかに苦労は多いのですが、セミナーが上手くなるためには場数が大事だと言われます。

ですから、セミナーを開催することをトレーニングとして、何度も経験しないとだめだと思っています。

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