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議事録を効率化したい人へ。マインドマップ+音声入力で短時間で議事録を終わらせる。

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会議やミーティングの議事録、なるべく早く済ませたいものですよね。

すべてPCでタッチタイピングしていて面倒くさいと思っている方は、マインドマップや音声入力で効率化してみましょう。

 

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長い議事録を書くことが決定になると憂うつ

会社での長い会議に困っている人は多いのではないでしょうか?

しかも、テーマは重く、ネガティブ。

さらに、その案件の担当者。

相手の会社とマンツーマンなので、ミーティングの議事録の担当者も兼ねる必要がある。

交渉はタフなので、相手の目の前でPCを打つのもはばかられる。

そのような状況にはまってしまったら・・・いくつものおもりを背負った感じの足取りでミーティングに臨むことになりますよね。

そして私は今日、その状況におちいりました。(笑)

内容は深くは言えないのですが、事業を撤退する取引先の担当者の方との交渉でした。

先方としては撤退後の費用負担はできるだけ避けたいでしょう。

でも、こちらとしてはお客様から預かっているものも多いので、お客様の負担は軽減し、こちらの会社としての負担も避けたいわけです。

このような状況だと、なかなか「Win-Win」にはなりづらいのですよね。。。

 

重たい議事録を手早く片づける2つのステップ

上司と一緒に参席したり、社内のミーティングであれば、ノートPCを持ち込んで議事録を打ちながらミーティングに臨みます。

ミーティングと同時進行で議事録を打っていけば、ミーティング終了時にそのまま議事録を参席者に送ることができるので、時間短縮になりますよね。

しかし、今回の状況はそれをやりづらい状況でした。

事業撤退のケースで、私が担当者になることが初めてだったからです。

いろいろと不明な点も多かったのですね。

そこで、今回の交渉の席では、2つのステップで議事録を作成しました。

 

1:マインドマップ

ミーティングに際して、マインドマップを描きました。

こちらの希望や方向性を書きながら、お客様の意向をふまえて単語や短い文をかいていきます。

ミーティングを想定して描いていたら、抜け・漏れがあったことにも気づいたので補足。

質問事項をまとめるブランチを描き、ミーティングに臨む前に頭をすっきりさせることができたのですね。

そうしているうちに先方が到着(もっと早くやっておけよ、というつっこみは無しでお願いいたします・笑)。

マインドマップを携えて、ミーティングにのぞみました。

さて、実際のミーティングは予想どおり長くなったものの、思ったよりはハードではなく、安心して話すことができました。

ただ、条件面や機械の装置のことなどで、メモは増えていきました。。。

 

2:音声入力

ミーティング終了後、ボリュームのあるメモを見て、「これを今からPCに打ち込むのか・・・」と考えると、ため息がでました。(笑)

そこで、ブログやメルマガ執筆時にたまに活用している音声入力を使ってみようと思い立ったのです。

そこから空いている会議室を見つけ、ひとりでこもりました。

マインドマップのメモを片手に、iPhoneのメモアプリを起動。

マイクボタンを立ち上げて、音声入力で議事録を書きました。

議事録は文章ではなく箇条書きにする主義なので、単語や短い文章をどんどん言い切っていきました。

結果、打ち込むよりはるかに速いスピードで議事録の下書きができたのです。

 

音声入力での下書きでスピードアップ(体感値)

音声入力で書いた下書きをEvernoteにコピーして、議事録を作成していきました。

文章をととえたり、流れを変更して、議事録の体裁を整えていきました。

結果、音声入力スタートから35分で議事録を書き上げることができました。

議事録の文字数はおよそ1500文字。

・・・それで35分なので、予想よりは速くなかったです、残念ながら。(笑)

ただ、この方法は、初めてやってみたわりには意外とスムーズ。

個人比では20%くらいはスピードアップできたのではないかという体感覚です。(^_^;)

それにしても入社当時、社内の報告メールで何度も誤字脱字をチェックしていた頃が懐かしいです。

今は「今回の伊藤の社内報告はどんな誤字脱字があるのか?」と、間違い探しをされるレベルですからね。(笑)

いいのです、社内報告メールは言いたいことが伝われば。

このような形で、普段のブログやメルマガで活用している音声入力や、ひとり戦略会議で描いているマインドマップが役に立ったのです。

ひとりビジネスの活動が、このように相乗効果を生むことってあるのですよね。

複業、大事ですよね。(笑)

ということで、

・事前のマインドマップでミーティングに臨む

・議事録作成は音声入力で下書きしてしまう

という議事録作成の方法にトライしてみました。

もし、ミーティングや会議などの議事録に時間がかかると悩まれている方があれば、ぜひ一度お試しいただければと思います。

 

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■編集後記

昨日は、会社終わりで継続クライアントさんとのコーチングセッション。

コーチングで設定したプロジェクトを見事にやり終えて、活動の場所を広げようと勢いがついたところに、ブレーキをかけるようなできごとが。。。

そこから自分自身のことを言語化しておく大切さ、自分のタイプを大事にして不足をうめる生き方はしないこと、そして、ビリーフまで。

意外なところまで深く話をする時間となりました。

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・トライアスリート
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など、複数の活動をしている複業家。
1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。

良習慣を定着させるコーチングによって、クライアントの人生を変えるサポートをしている。

サポートしたクライアントは良習慣の定着によって、独立起業、複業家デビュー、セミナー講師デビュー、電子書籍出版などの目標達成を果たしている。

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