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仕事の習慣

注意散漫な私が生産性を高められたシンプルなタスク管理法

投稿日:2020/01/09

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注意散漫で集中力に欠ける人は、タスク管理が苦手です(私が該当しています・笑)。

そんな人でもうまくいくタスク管理の方法を記事にしてみました。




 

「タスクが中途半端になってしまう」というお悩み

以前のコーチングセッションで、クライアントさんから聞いた話です。

「いまやっているタスクが終わりきらないうちに、ついほかのタスクをやってしまっているときがあるんです」

「それで、いろいろと手をつけているものの、結局最後まで終わっているタスクがほとんどなくて・・・」

「どれも中途半端な状態で、なんとなく未完了感を残したまま会社を出るんですよね。。。どうしたらいいでしょうか?」

そんなお悩みを聞きました。

私もこの感覚、非常によくわかるんです。

お悩みを持つ方のタイプとしては、

・おだやかなタイプ

・やさしいタイプ

・先のばしタイプ

・優柔不断タイプ

・人に頼まれると断れないタイプ

という傾向の人に多いお悩みだと思います。

そんなクライアントさんに理想の状態をたずねると、

「決めたタスクをきっちり終えて、達成感や完了感を味わいながら会社を出たいんです」

ということです。

理想と現実には、だいぶギャップがありそうですね。

では、どのように対策をしていけばいいのでしょうか?

 


 

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3ステップでタスクを3つずつクリアしていく

私が実践しているおすすめ方法は、次の3ステップです。

1:思いつくタスクを5分ですべて書き出す(10〜20くらい)

2:その中で重要なタスクを3つ選び、タスクの左頭に1、2、3と優先順位をつける

3:3つのタスクを順番にやり終えたら、残っているタスクに再び1、2、3と優先順位をつけてタスクに取り組む

この3ステップをくり返すだけです。

シンプルですよね。

ビジネス書によく書かれている

・タスクリスト(Todoリストとかやることリストなどとも言われます)を書き出そう

というのは、頭の中のタスクを見える化する意味でとても有効です。

アナログだけでなくデジタルで取り組んでいる人も多いでしょう。

しかし、ただ単に書き出しただけでは効果は薄いです。

なぜなら、このままではタスクの数が多すぎるからです。

脳のワーキングメモリーは、それほど容量が大きくはありません。

人間が1度に認識できるのは、せいぜい3つくらいだといわれているんですね。

ですから、それ以上のタスクを抱え込むのは非効率。

仮に20個のタスクがあるとしたら、それをすべて記憶するのは難しいわけです。

ですから、脳が扱えるサイズとして「3つ」ずつのタスクに区切るのです。

こうすると、多少は優先順位がずれても戻せます。

気が散ることも減るでしょう(ここまでやっても気が散るのが私なんですが・笑)。

3つにしぼりこむで、重要なタスクを見極めることになります。

よく「わかりやすい話し方」とか「伝わる話し方」といった本がありますよね。

そこには、たいてい「ポイントは3つにまとめましょう」と書いてあります。

これは、人間の脳のワーキングメモリーを考えているということなんですね。

ですから、3つを選んで、ひとつずつクリアしていけばいいのです。

人は、マルチタスクをやっているように見えても、厳密にはマルチタスクはできませんので。

 


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小さく計画することを何度もくり返す

もちろん、計画を立ててもその通りになることはありません。

突発のタスクやほかの人からの依頼がやってきます。

携帯に電話がかかってくることもあります。

そんなときはどうするか。

突発がやってきても、すぐに反応するのはやめましょう。

反応するだけになってしまうと、つかれます。

突発のタスクは、とりあえず1番下にメモだけしておけばいいのです。

ほかの人の依頼があっても、すぐに取りかからないことです。

電話も着信だけ残しておくか、留守電に用件を残してもらえば大丈夫です。

そして、とりかかっている3つのタスクが終わったところで、あらためて突発タスクを選べばいいのです。

1日の中で、状況は変わり続けます。

ですから、計画も変化させ続ける必要があるんですね。

つまり、計画通りにタスクを実行するのではなく(それは会社員には大変なタスクのはずです)、常に計画を修正し続けるということです。

そうして、3つのタスクをやり終える。

私は、終えたタスクを赤ボールペンで消しこんでいます。

3つのタスクを終えるたびに、また小さく計画をはじめるわけです。

1日に何度でも小さく計画をしましょう。

それと、タスクリストのひとつのタスクは、長くても15分までの単位にしておくことも大事です。

3つのタスクといって、ひとつが2時間かかるタスクだと計画ではなくなってしまうので(笑)。

そんな風にタスクの進行状況に合わせて、計画も変えましょう。

そうして、こつこつとタスクを3つずつクリアしていく。

それを1日の中で、何度もくり返しましょう。

そのようにしていけば、達成感や完了感を味わえます。

私と似たようなお悩みを持っている方は、ぜひ試していただけるとうれしいです。

 


 

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■編集後記

昨日は、前日に引き続きセミナーに参加。

文章に関するセミナーでしたが、自分のあり方を考えさせられる時間となりました。

ありがたいことに講師の方にお声がけいただき、セミナー後にマンツーマンでプチ懇親会へ。

ライティングのことだけでなく、出版に際してやっておいた方がいいことも伺うことができました。(^^)

まだまだ、私も本に関してできることがあるとわかったので、粛々と取り組んでいきます。


 

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良習慣プロフェッショナルコーチ 伊藤 良

良習慣プロフェッショナルコーチ 伊藤 良

良習慣プロフェッショナルコーチ/国際コーチ連盟(ICF)アソシエイト認定コーチ(ACC)/早起きコンサルタント/ビジネス書作家/「良習慣の力!」ブログ管理人/「複業で自分を磨く良習慣」メルマガ発行者 /セミナー講師/習慣化コンサルティング社認定「習慣化の達人」/行動習慣ナビゲーター/「習慣化の学校」サポートコンサルタント/「習慣化の智慧」サポートコンサルタント/トライアスリート/100kmウルトラマラソンランナー/会社員(営業)など、複数の活動をしている複業家。1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。良習慣を定着させるコーチングによって、クライアントの人生を変えるサポートをしている。これまでサポートしたクライアントは良習慣の定着によって、独立起業、複業家デビュー、セミナー講師デビュー、電子書籍出版などの目標達成を果たしている。さらに詳しいプロフィールはこちら

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