セミナーの習慣 気づきの習慣

セミナーのスライドづくりが2倍スピードアップした3つの工夫

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いつも期限ギリギリになってしまうセミナーのスライドづくり。

今回は前倒しで準備できたんです(何という心の平穏・笑)。

その工夫を記事にまとめてみました。




 

資料づくりがギリギリになる悩み

「プレゼンや提案書などの資料づくりが、期限ギリギリになるので困っている……。」

そんな課題を持っている人がいるのではないでしょうか。

私も同じ課題を持っています。

定期的に開催しているセミナー準備です。

試行錯誤し続けてきたつもりです。

ただ、大きな改善にはつながっていません。

私の課題は大きく3つありました。

 

1:完璧を求めてしまう

お客さまにご参加いただく有料セミナー。

当然、力が入ります。

「絶対に満足していただこう」と。

ただ、それがプレッシャーにもなります(健全なほうのプレッシャーです)。

すると発動するのです。

完璧主義が。

すると、時間がかかります。

読書や運動のように「30分やれば、それだけの効果がある」わけではありません。

そもそもセミナー内容に完璧ということもないですよね。

 

2:先のばししてしまう

セミナー準備がギリギリになる。

それでも、精いっぱい話をします。

ありがたい評価もいただけます。

そのとき、こう思うのです。

「次こそは、前倒しで準備しよう」と。

ただ、あまり早めに準備に取りかかると、今度は頭の中で「まだ時間があるし」というセルフトークが始まります。

すると、先のばしが始まります。

 

3:クオリティーの担保に悩む

セミナーのような仕事は、時間をかければいいわけではありません。

たった1つでも、ご受講者さんが「なるほど!」と大きなインパクトを感じていただける内容であればいいわけです。

せっかく時間とお金を投資してくださったのに、がっかりさせたくないですから。

ただ、そうなるとクオリティーが求められます。

内容を吟味する必要があります。

私が体験したできごとや適切な経験談を思い出すことも必要です。

そのため、時間がかかってしまうのです(私の場合は)。

 


 

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資料づくりのスピードアップ3つの工夫

それが、今回のセミナーは、準備が順調に進みました。

金曜日開催のセミナーで、月曜日の時点でスライドが90パーセント完成することができたのです。

前倒しできると、心に余裕ができます。

今回の私が工夫したポイントを3つあげてみました。

 

1:着手を早める

先日、自分が開催しているセミナーで、ご受講生のみなさんと一緒に私もワークに取り組んでいました。

そこで「セミナー準備の前倒し」が課題になっていたんです。

ワークをしているときに、

「仕事の速さは、着手の早さ」

という言葉を思い出したんですね。

そこで頭に浮かんだ問いは、

「セミナー準備を最速でおこなうためには?」

です。

その問いから出てきた答えは、

「セミナー直後に、次のセミナーの準備をすればいいんじゃないか!?」

というものでした。

これまでは、セミナーが終わると「今回も終わったー!」と達成感を味わいます。

そのあとは、会議室をすぐに出たり、リビングでくつろいでいました。

着手を早めるためには、そのルーティンを変える必要があります。

そこで、

・セミナーが終わったら、その場で次回のセミナーの表紙をつくる

というタスクを設定してみました。

これは最速ですよね(さらに前から準備するというのもありますけれど)。

 

2:タスクの実行順位を変える

ランチタイムの休憩。

その時間に取り組むタスクの優先順位を変えてみました。

何を変えたかというと、強制的にセミナー準備をすることにしたんですね。

これまでのランチタイムは、ブログが終わっていなければブログを優先。

インプットタイムが終わっていなければ、インプットを優先していました。

その優先順位を変えて、

・ランチタイムの休憩時間はセミナー準備

にしてみたんです。

これが有効でした。

基本的には平日のランチタイムは毎日やってきます。

そこで取り組めば、自然と毎日セミナー準備が進むからです。

 

3:スライドの枚数を減らす

これも課題でした。

スライドが多くなりすぎるのです。

私は「スライド(画像)1枚に、キーフレーズひと言」というのが好きです。

すると、スライドの枚数が増えます。

スライドの枚数が増えれば、作成に時間がかかるのは当たり前ですよね。

それに、大事なのはセミナーの内容です。

スライドのデザインではありません。

スライドはあくまでも、ご受講者の方の理解を助けるツール。

そう考えると、スライドの枚数を増やすのは適切ではないんですよね。

不安から、「あのネタも、このネタも」と増やしてしまうんでしょうね。

2時間30分のセミナーで90枚以上になったことも、、、

今回は目次やワークシートも含めて50枚以内にしました。

これでも多いです。

けれど、およそ半減しています。

時間は50パーセント削減できました。

 

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理想を体験する効果

私は、セミナー開催の前日にメールを送っています。

リマインドを兼ねて、ご参加の方々に最終のご案内をするために。

その際に、私が理想としているのは、

(1)当日のセミナー内容がわかる(目次がある)

(2)ワークシートがダウンロードできる

(3)セミナーを期待させてくれるメッセージがある

という状態です。

今回は、実現できる予定です(実際のメールは明日送るのですけれど)。

こういった前倒しの実行は、一度でも経験しておくことが大事だと考えています。

「あの感覚をまた味わいたい」という感情が大切なので。

習慣を壊すから、習慣は成長する。壊さない習慣は、惰性に変わる。 | 【良習慣の力!】ブログ

今後のセミナー準備にも活かしていきます。

さて、あなたの資料準備に活かせるヒントはあったでしょうか。

お役に立てればうれしいです。

 


 

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■編集後記

昨日は、朝6時の『習慣化オンラインサロン』朝活からスタート。

ブログが早めに更新できたので、ランチタイムや夜にセミナー準備を前倒しで準備できました。

夜はオンラインセミナー受講。

「良習慣の種」が、今月初めて満点の20個クリア。

いい1日でした。(^^)


 


 

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など、複数の活動をしている複業家。
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