行動の習慣

タスクの忘れものを防止するための2つの工夫。15秒以内の着手でタスクをリマインドしておく。

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タスクが増えてくると、漏れが心配ですよね。

コツは忘れないようにすることですが、どのように工夫すればいいでしょうか?

私のポイントは「15秒以内に行動すること」です。

 

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スケジュール管理は記憶に頼れない

先日、妻と息子が、息子のスケジュール管理について議論をしていました。

息子は高校1年生。

学校や部活、塾やテスト、それ以外にも活動が増える時期。

それなのに、しっかりしたスケジュール管理ができておらず、妻が心配していたのですね。

息子の選択肢は2つ。

要は、

・紙の手帳
・Googleカレンダー

のどちらか。

私はデジタルのGoogleカレンダー派、妻は紙の手帳にもどり、アナログ派です。

これからの時代を考えると息子にはGoogleカレンダーのようなデジタル管理に慣れて欲しい気持もあります。

ただ、デジタルにありがちな笑い話がありました。

先日、家族で話をしていて、ふと調べておきたい言葉が出てきたときの話です。

息子が、「俺が調べるよ」と言ってスマホを部屋に取りに行きました。

私と妻でそのまま話をしていたのですが、なかなか息子から返事がありません。

そうです。

スマホを持ったら、息子のLINEに友だちから連絡がきていて、LINEの返信に気を取られて調べものが後回しになっていたのです。(笑)

これに似たようなことは、私にもありますし、あなたにもあるのではないでしょうか?

 

15秒で忘れてしまう人間の頼りない記憶力

人は、「ちょっと覚えておく」 という何でもない行為が、意外と苦手なのですね。

ある研究によれば、目の前のタスクからほかのタスクにうつると、15秒くらいでひとつ前のタスクの最中に考えていたことを忘れてしまうそうです。

私だと、カレンダーを確認しようと思ってスマホを取りだしたときに、LINEの通知メッセージがあるとそちらが気になりました。

LINEが急ぎの用件だったので返信すると、「やれやれ」とひと段落するとスマホを置く。

そうして、「あれっ、カレンダーを確認しようとしたんじゃないか。何やってんだよ、俺(笑)」となるわけです。

これは、私や息子だけではなく、あなたにも経験があるのではないでしょうか?

そう考えると、人間というのは、やろうとしていたタスクやアイデアの類を、けっこうなスピードで忘却することがわかりますよね。

もちろん、ちょっと覚えておくことが苦手なので、

・かばんに入れて電車で読もうとした本を家に忘れていることに電車に乗って気づく

・出かける前にちょっと充電しようとしたスマホをそのまま忘れ、自宅を出てから「あっ、充電したまま出てきちゃったじゃないか・・・」となる

みたいなことがあるわけです。

この教訓から、すぐにできるタスクは「あとでやろう」と思ってはだめだということですね。

教訓は「15秒でいいからその場で手をつける」でしょう。

しかし、それは何となく理解しつつも、なぜか日頃は自分の記憶力を信じてしまいがちです。

ですから、「あとでやろう」「あとで考えよう」としてしまう。

まさか15秒で忘れるとは思っていないからです。

それに、ちょっと前まで考えていたことを15秒で忘れないだろうと思っているわけです。

でも、忘れてしまうのです、たった15秒で。。。

 

15秒でタスクの忘れものをなくす2つのコツ

ただ、この忘れっぽさを逆手に取ることもできます。

それは、思いついたタスクややっておくべきタスクを、忘れないように「15秒でいいからとりあえず手をつけておく」ということです。

具体的に、私が実践しているのは以下の2つです。

(1)忘れないように自分あてにメールしておく

(2)Evernoteの「メモ」ノートにメモしておく

です。

たとえば、歩いているときに思いついたタスクがあれば、状況や内容によって、どちらかのアクションを15秒でやっておきます。

デスクやPCに向かえる状況になったら、そのタスクに取りかかるのです。

シンプルすぎて効果があるかどうか、疑問かもしれません。

ただ、特に私に関していえば、かなり有効です。

私が本当に忘れっぽいので。。。

そして、こちらが大事なのですが、私たちは、「人は忘れっぽいということ自体を忘れやすい」のです。(^_^;)

どれほど気にしていることでも、人間はほかのことに気をとられると15秒で忘れてしまうもの。

1分もたてば、かなりの確率で忘却の彼方ですよね。

それでも、どうしても気になるタスクがあれば、そちらのタスクを優先していいでしょう。

ただ、そこまで重要なタスクでないのであれば、15秒、もしくは1分だけでも、目の前のタスクに取りかかってしまうか、メモをしておくことがおすすめです。

頭の中が空っぽになりますし(あくまで比喩ですよ・笑)、タスクを保持しておかなくてすみますよね。

そうしておけば、「これは覚えておかなきゃ」という余計なエネルギーをとられる心配が減ります。

メールをチェックすればタスクのリマインドメールが残っていますし、Evernoteを見ればタスクがメモしてあるからです。

メールやSNSが気になって仕事に集中できないときは、自分にメールをするか、固定の場所(クラウドがおすすめです)にもメモをして、15秒だけ仕事に手をつけてみましょう。

 

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■編集後記

昨日は、早朝にコーチングセッション1件。

家族と朝食を食べて、さらにお昼にコーチングセッションをもう1件でした。

午後は妻と子どもたちが「鋼の錬金術師コラボレーションカフェ」に行ったので、ブログを書きつつ、「習慣化の智慧」コミュニティーのサポートやメールコーチングのクライアントさんへのメール返信など。

ひとりの時間が確保できると思って停滞しているタスクをやろうとしていたのですが、結局日々の活動をやっていて時間がすぎてしまいました。。。(^_^;)

夜は家族で待ち合わせてTKZ(鳥貴族)で夕食でした。

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