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良習慣の習慣

「経費精算が面倒くさい!」を解消する習慣

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経費精算は得意ですか?

先のばしをやめて「すぐやる習慣」。

今日は「経費精算」を扱いましょう。

みなさんは、経費精算は好きですか?

わたしは苦手です。(笑)

ただ、以前よりだいぶ克服していますのでその辺りのシェアもできれば。

先のばしにする原因は何?

経費精算も前回の部屋のそうじ・片づけと同じく「面倒くさい」という感情から派生する先のばしです。

わたしは、会社員で営業担当です。

そのため、外まわり時の交通費は毎日のようにありますし、お客さまとの会食等もあるんですよね。

そのため、内勤の方よりも比較的多く経費精算が発生します。

わたしのケースで扱うと、以下のような理由が出てきました。

・仕事としての優先順位が低い

・そのわりに正確性を求められる

・交通費は金額としては大きくはないが数がたくさんある

・月末で一気にやると負荷が大きい

・特に月末は請求書や売上報告など、その他の重要業務が重なるタイミングなので時間が惜しい

といったところ。

「やらなきゃいけない。わかっちゃいるけど。。。」

といった心待ちです。

つまり、

「面倒くさい」

ってことですね。(笑)

電卓

「すぐやる」ための対策は何?

先のばしをやめるために重要なのは、

▼チャンクダウン

▼ベイビーステップ

の2つでしたね。

代表例として、交通費精算のケースを解きほぐしましょう。

まず、チャンクダウン。

わたしが勤務する会社では、

・行先

・区間

・交通費

・電車以外は備考欄に記載

という項目があります。

たとえば、それぞれの項目だけ一直線に片づけてしまうのはチャンクダウンとなりますね。

もしくは、交通費以外の会食や雑費は都度精算にする、というのもハードルが低くなります。

心理的に重たくなる原因は、一気にたくさんやろうとするから面倒になるわけです。

次にベイビーステップ。

1ヶ月単位で一気にやろうとせず、2週間に1回とか、1週間に1回とか、精算のタイミングを細かくしましょう。

可能であれば退社前に毎日やるとか。

毎日やれば、1分もかからないのではないでしょうか。

これなら精算遅れや訪問先が思い出せないなんてことにはなりませんよね。

1ヶ月単位でやろうとするから、転記する時間もかかるし、記載忘れをしてしまうんです。

わたしの実例

交通費の精算についてはわたしもけっこう悩みました。

ちょうど今、「すぐやるセミナー」を受講後に試している例をお伝えいたしますね。

わたしは従来、交通費のメモはGoogleカレンダーに打ち込んでいました。

お客さま先と交通費をメモして、2週間に1度、精算シートのExcelに転記していました。

これでも少し重かったんです。

それで、今は外出するタイミングでGoogleドキュメントのスプレッドシートに打ち込んでいます。

こうしておけば、月末の精算時に1度コピーアンドペーストして検算すれば、あっという間に終わるんです!

少しテストしてみましたが、このスタイルでやれそうなので1ヶ月試している最中です。

交通費精算等で面倒くささを感じている方のご参考になりましたら。

精算がどれだけ上手くできても生産性はゼロです。

こういった業務はなるべくシステム化・仕組み化して、無駄な時間を無くしていきましょう。

「作業」ではなく「仕事」をする、ということですよね。

チャレンジできる贅沢を満喫しましょう!

【今日の良習慣】
交通費等の経費精算は、最小単位でコツコツ行う


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1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。

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