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良習慣

メールやSNSの返信がたまって困っている人へ。「1読だけ読む」を実現する3つのルール。

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あなたはメールやSNSのコメントを1日にどれくらい受け取っていますか?

「受信する数が多くて困っている」という人は、

・メールやSNSのコメントは1度だけ読む

という習慣を意識してみましょう。

 

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激増するコミュニケーションツールをどうするか

日々の仕事やプライベートで、さまざまなコミュニケーション手段が増えています。

私の日常では、

・メール
・LINE
・Google+
・Messenger
・Skype
・Zoom
・ショートメッセージ

などが主な通信手段。

ですから、週末でもあっても、先日のランニングイベントのように半日分の時間を使用するようなときには、終了時にチェックをすると連絡やコメントがたまっているのですね。

もちろん、会社や仕事だけなくひとりビジネスの複業での連絡もありますから、あまり休みという気持はないですけれど。(^_^;)

週末の時間を有効活用するために。オフの2日間も「稼働している状態」をつくろう。

コミュニケーション手段が増えるというのは非常に便利な面がある一方で、やるべきタスクが増えることでもあります。

ですから、メールやSNSの処理能力を高めるための方法やマイルールを考える必要があると思うのです。

 

「メールやSNSのコメントは1度だけ読む」というシンプルな習慣

時短テクニック本や時間術セミナーでインプットすれば、いろいろと学ぶことができます。

くり返しおこなうメールのやり取り(スケジュールやお礼メールなど)については、すべてフォーマット化しておくこと等は、多くの時間術の達人たちがおすすめされているテクニックです。

私もフォーマットマニアかもしれないくらいにテンプレートを常に作成しています。(笑)

ただ、そのようなテクニック以外にも、メールやSNSでのやりとりでもっとも基本的かつ私が心がけていることが1つあります。

それは、

・メールやSNSのコメントは1度だけ読む

ということです。

要は、1通の内容を2度読みしないということですね。

仮に1日のうちにメールやSNSコメントが100通あるとしたら、同じ文章を2度読みしたら、200通分の文章を読むということになります。

これはほとんど浪費でしょう。

返信が必要なメールのうち、その場で返信しないメールというのはすべて先のばしされるということです。

これは、

・時間ができたらあとで返信しよう

と判断した結果ですよね。

つまり、あとで時間ができて返信しようと思ったときにもう一度最初からメールを読んでいるということです。

この行為をくり返すと、メールやコメントを2度読みする習慣が身についてしまっているとううことではないでしょうか?

メールを2度読むということは、同じ内容に対して同じことを2回判断するということです。

また調べ物が必要な場合や誰かの確認が必要な場合は、さらに時間を要してしまいます。

そうなると2倍以上の時間がかかってしまうのですね。

 

メールやコメントを1読で対応するための3つのルール

では、

・メールやSNSのコメントは1度だけ読む習慣

とはどのようにしていけばいいのでしょうか。

私が心がけていることをあげてみました。

 

(1)メールやコメントは極力すぐに読む

移動時間などにiPhoneでチェックできる体制をととのえています。

たとえば、メールやGoogle+ならPCだけでなく、iPhoneでチェックできるようにしています。

区別として、メールやGoogle+はプッシュ通知はどちらもしてません。

メールのアプリにはバッジの通知設定はしていませんが、Google+にはバッジの通知設定をしています。

1つのやりとりの文章の長さによって区別しています。

 

(2)返信の有無を見極める

返信が必要なものと、返信が不要なものとをすぐに判断するようにしています。

返信が必要ではないメールはさらっとチェックして、考える必要があったり、返信が必要なメールはGmailで「未読にする」処理をしておいて、返信を考えておきます。

返信する時間がとれたときに、未読メールを見つけてあらためて返信しています。

ひと言やちょっとしたリアクションでコミュニケーションがとれるSNSであれば(1)の要領で返信してしまいます。

SNSは、返信内容よりも即レスが求められるようなことも多いですよね。

こうして2度読みを減らしています。

 

(3)2分以内に返信できるメールやコメントはその場で返信する

2分というのはあくまでも自分なりの目安ですが、仮でもいいのでこのような基準を持っておくことは大事です。

「2分」というはGTDという手法の中から取り入れたものですが、私にとってはいい基準なので採用しています。

この制限時間を持つということが大事で、この時間があるからこそ「完ぺきではなくても返信してしまおう」といういい強制力になるのですね。

この時間をどれくらいにするのかは、ご自身のメール量やSNSでのやり取りの量によって変わると思いますので、自分で最適化していくことをおすすめします。

 

知っているとやっているの間に横たわる溝を埋めていく

上に書いたようなことは目新しいことではなく、たいていの人が知っている話でしょう。

ただ、

・知っている、わかっている(つもり)レベル

ということと、

・実際にやっている、行動を継続して習慣化しているレベル

には大きな溝があるものです。

たとえば、1日に100通のメールやSNSのコメントがあったとしたら、100回の判断に影響する習慣をどのように定着させていくのかによって、日々のすごし方が大きく変わっていくはず。

メールやSNSコメントのチェックというのは一見単純に見えますが、軽視しないようにしてみましょう。

 

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■編集後記

昨日は、午前中にコーチングセッションを2件。

午後は義妹夫婦が帰省してきたので妻の実家へいきました。

妻の3姉妹の家族が全員集合したので大人8人、子どもたち6人のカオスでした。(笑)

【今月のランニング走行距離】
18.45km/目標150km

【募集中】
・5月10日 19:30〜21:30
もう2度寝しない!「早起き習慣化セミナー」
〜朝2時間の自由時間を生み出す〜

・5月17日 19:30〜21:30
毎日ブログを更新する!「ブログ習慣化」セミナー
〜ブログを書く習慣で毎日を充実させる〜

・5月23日 19:30〜21:45
今のあなたにぴったりの習慣が見つかる!「自分の良習慣を発見する」セミナー
〜3年後のあなたに必要な習慣を見つけよう〜

・6月7日 19:30〜21:45
人生の目標が決まる!「やりたいことリスト100」セミナー
〜やりたいことで満たされる毎日をつくる〜

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・日本唯一の早起きコンサルタント
・プロフェッショナルコーチ
・習慣化コンサルティング(株)認定「習慣化の達人」
・行動習慣ナビゲーター(国際ナイン・マトリックス協会認定)

法政大学経済学部経済学科卒業。
「最も過酷」と言われるテレビ番組制作アシスタントディレクター(AD)を経験。週に4回徹夜する日々を送る。
結婚・息子の誕生を機に人生を見つめ直し、営業マンとして一般企業に転職。
その後は朝から晩まで他動に流される時間に翻弄され、長時間残業を続けるも成果が出ない日々を送る。
そんな中、ビジネス書の多読を開始するうちに「良習慣」の効用に開眼。ビジネスとプライベートが劇的に好転する。
特に「早起き」というノーリスク・ハイリターンの「良習慣」に着目し、現在は「早起き」習慣化のためのセミナーを中心に活動。
早起きをはじめとした良習慣化コーチング、早起きセミナー講師、「早起き部」主催、「早起きの教科書」電子書籍執筆、早朝イベントなどを開催中。
「早起きは人生変革の最短ルート」をモットーに「早起き」普及活動を展開している。

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