片づけの習慣

シンプルデスクのすすめ。集中できるデスク環境をつくるための3つのシンプルなルール。

投稿日:2016/09/08


よけいなモノが置いていないデスクは好きですか?

私の会社のデスクは、「シンプルデスク」をキープしています。

シンプルデスクをつくるシンプルなコツを記事にします。

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きれいというよりもシンプルなデスク

先日、会社の同僚から、「伊藤さんのデスクは、いつもきれいだよね。」と言われました。

そう言われて社内を見回すと「まあ、言われてみればたしかに1番きれいかも。」と思います(大人数の会社ではありませんが)。

まあ、「きれい」というよりは、「シンプルでよけいなものが置いていない」という感じですね。

考えてみると、 自分でも無意識的にではありましたが、デスクの片づけを習慣化していたようです。

この「シンプルデスク」の習慣は、メリットが多いのでおすすめです。

 

シンプルデスクをつくる3つのシンプルルール

社内でも「散らかったデスクの上をどうにかしたい!」という声を聞いたので、私の工夫しているポイントを3つにしぼってみました。

 

1 毎日のタスクに「片づける」を入れている

短時間で良いので、「片づける」というデイリータスクをつくっておきます。

具体的には、タスク管理ソフト「タスクシュート」に、「デスクの上を片づける」というタスクを入れておきます。

タスクは、平日毎日意識できるようにリピート設定にしておきましょう。

私は、午前中に15分のタスクを11時30分にセットしています。

コツは、

・毎日やること
・タスクをおこなう順番がきたら淡々とやること
・「ランチの前に終える」というタイムリミットをもうけること

です。

 

2 デスクの上に置くものは最小限にする

私のデスクには、 基本的には、

・PC(マウス、テンキー)
・電話(電話メモ)
・スマホの充電スタンド
・クリアファイル
・カレンダー
・タイマー

を置いています。

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ペン立てはないし、文房具はデスクの引き出しにしまっています。

作業スペースを広く確保するためです。

あとは細かいところですが、電話メモはテンキーの下に置いています。

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こうすることで、テンキーの消音にもなります。

職場に、「キーボードやテンキーをたたく音がうるさい人」がいたので、反面教師にしました(笑)。

 

3 書類の対応を仕組み化しておく

オフィスでは知らないうちに書類がたまりるんですよね。

デスクが散らかる原因の1つは書類でしょう。

そのため、書類への対応を自分なりにルール決めしておくことがおすすめです。

私の優先順位は、

(1)基本は読んだら捨てる (タスクがあれば、メモして捨てる)
(2)タスクになる書類は、デスクのクリアファイルに入れる
(3)保管する必要があるものはできるかぎりその場でファイリングする

です。

クリアファイルはタスクごとに色分けもしています。

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もちろん、そもそも不用意にプリントアウトしないとか、書類でもらうのをやめる、といったルールができることが理想ですが、オフィスだと難しいこともありますよね。

そのため、

・書類の定位置を決める
・紙はどんどん捨てる

ということを意識しています。

 

シンプルデスクで成果を高めよう

デスクの上がシンプルできれいになっているというのは、私にとって非常に重要です。

心が落ち着きますし、「きちんとしている」というイメージが心地よいのです。

シンプルデスクのメリットは、

・余分な情報にまどわされず、エネルギーを奪われない(デスクの上がちらかっていると、集中力を奪われます。)。
・すっきりしていて気持良い(何より見た目が良いです)。
・片づけやすい(一度片づけてしまえば、あとは毎日メンテナンスを続けるだけです)。

など、たくさんあります。

理想的な状態は、「目の前の1つのタスクに集中できる状態」をつくり出すことです。

・目の前のタスクに集中する
・シングルタスクで取り組む

というシンプルなルールが私には合っているからです。

あとでやればよい書類は、引き出しにしまったり、色つきのファイルに入れてしまうなどして、見えないようにしてしまいます。

それによって、生産性も高まるのです。
(今のところ、会社の営業売上成績はナンバーワンをキープできています。)

ぜひ、シンプルデスクをキープして、毎日の生産性を高めていきましょう。

 

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■編集後記

シンプルなデスクに憧れたのは、佐藤可士和さんのオフィスを見たときでした。

あれくらいシンプルだと、本質に集中できそうですよね。

それにしても、同僚に言われるまで、シンプルデスクをキープしていることを忘れていました。

師匠にいつも言われますが、ブログネタというのは、意外なところに落ちているものなのですね。(^_^;)

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