仕事の習慣

「クローズドリスト、アイビー・リー・メソッド、時系列」でタスク管理。

投稿日:


タスク管理の新しいメソッドを開発しました。

それは、
・アイビー・リー・メソッドの活用
・クローズドリストで運用
・時系列で対応
の3つを運用するメソッドです。




 

オープンリストは「追加できる」

タスク管理の代表的な手法に「リストアップ」があります。
やることを書き出してリストにする。
シンプルですよね。

そのリスト。
じつは2種類あることをご存じでしょうか。

その2つは、
1:オープンリスト
2:クローズドリスト
です。

よくあるのは「To Do リスト」。
取り組むタスクをリストアップしている人は多いでしょう。

ただ、このTo Do リスト。
悪くは無いんですが、致命的な欠陥があるんですよね。

それは何かというと、
・終わりがない
ということです。

私たちが生きている限り、「やるべきこと」が無くなることはありません。

それなのに、To Do リストにずっと追加していったらどうなるでしょうか。
「タスクを消化しているのに、なぜかリストが終わらない」のです。

それもそのはず。

To Do リストは、オープンリストだからです。
オープンリスト、つまり追加のタスクがどんどん入ってきてしまうリストなんです。

タスクがどんどん増えていけば、リストも増えていく。
オープンリストを解放しっぱなしだと、「いつまでたっても終わらない」とか、「やってもやっても終わらない」という感じになってきます。

では、どう対処すればいいのでしょうか。

 


 

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クローズドリストは「追加できない」

オープンリストが終わらない。
それなら、反対から攻めましょう。

それは、
・クローズドリスト
です。

クローズドリストとは、文字通り「閉じられたリスト」のこと。

つまり、「このリストには、もうこれ以上は入らないよ」という状態をつくることが大事なんですね。

たとえば、A4の紙に6つのタスクを書き出す。
そして「この6つのタスクが終わるまでほかのタスクを追加しない」というルールで運用するんです。
リストの更新は、6つのタスクがすべて完了してからにしましょう。

私自身、この手法を実践しています。
6つのタスクにしぼるのは、「アイビー・リー・メソッド」の考え方です。

「アイビー・リー・メソッド」と「25:5ルール」で重要な仕事にフォーカスしよう | 【良習慣の力!】ブログ

具体的なやり方としては、
1:A4用紙を横書きで使用する
2:時間順に6つのタスクをリストアップする。
3:(基本的には)時間順に取り組む
4:1枚(6つのタスク)が終わったら、その紙は処分
5:次の紙に、再び6つのタスクを書き出す
という流れです。

ポイントは、
・アイビー・リー・メソッドの活用
・クローズドリストで運用
・時系列で対応
という3つです。

A4用紙が1枚終わったら「次!」。
その1枚が終わったら、「はい次!」という流れで、A4用紙(裏紙)をどんどん処分していくんです。

この方法、驚くほど達成感があるんです。

このタスク管理は、
・時系列に対応している
ため、先のばしまで減るんです。

先のばしを確実に減らす!超シンプルなルール | 【良習慣の力!】ブログ

こうして、
・達成感
・コントロール感
・充実感
といった感情を味わえます。

この方法を開発したので、今の私のタスク管理のトレンドです。

 

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クローズドリスト、アイビー・リー・メソッド、時系列でタスク管理

1枚の紙に6つまでのタスクというルール。
それがクローズドリストの機能です。

緊急タスクが飛び込んできたら、その場で処理してしまうか、次の紙に書いておきましょう。

もちろん、現在のリストと入れ替えたりしてもOKなんですが、ルールはあまり複雑にしないほうがおすすめです。

また、リストの取りかかりと消去についてもふれておきます。

私の場合は、紙に黒ペンで書いたタスクが一覧になっています。
次に、赤ペンで「いま取り組むタスク」を四角で囲みます。

「集中するぞ」という感じに。
そこからタスクに取りかかります。

ほかの用事がやってきて(「伊藤、ちょっといいかな」みたいな)、別のタスクに対処する場合は、一旦リストを離れることもありますよね。

そのときは、戻ってきたときに、赤い四角で囲まれているタスクから再開すればOKです。
塗りつぶされていないので、未完了の赤い四角が目立ちます。

これで、「あれ?何やってたっけな……?」という無駄な時間(意外とある)を減らせるんですよね。

四角で囲んだタスクが無事に終わったら、赤ペンで中を塗りつぶします。
これもまた、達成感を味わえます。

こうして、
・アイビー・リー・メソッドの活用
・クローズドリストで運用
・時系列で対応
して、タスクをどんどんクリアしていくメソッド。

タスク管理にも、先のばし改善にも活用できます。
「おっ、なかなか使えそうだな」と思われたら、ぜひ、あなたの仕事で使ってみていただければと思います。

 


 

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■編集後記

昨日は、「良習慣塾」メンバーから「複業でうれしい成果があった!」という報告をいただきました。

期待値の何倍もすごい依頼で、私は自分のこと以上にうれしい気持ちです。

夜は「ビジネスブックBAR」の準備。
ショートセミナーの内容もかたまりました。
みなさんにお伝えできるのが楽しみな内容です。(^^)


 


 

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など、複数の活動をしている複業家。
1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。

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