タスク管理の新しいメソッドを開発しました。
それは、
・アイビー・リー・メソッドの活用
・クローズドリストで運用
・時系列で対応
の3つを運用するメソッドです。
オープンリストは「追加できる」
タスク管理の代表的な手法に「リストアップ」があります。
やることを書き出してリストにする。
シンプルですよね。
そのリスト。
じつは2種類あることをご存じでしょうか。
その2つは、
1：オープンリスト
2：クローズドリスト
です。
よくあるのは「To Do リスト」。
取り組むタスクをリストアップしている人は多いでしょう。
ただ、このTo Do リスト。
悪くは無いんですが、致命的な欠陥があるんですよね。
それは何かというと、
・終わりがない
ということです。
私たちが生きている限り、「やるべきこと」が無くなることはありません。
それなのに、To Do リストにずっと追加していったらどうなるでしょうか。
「タスクを消化しているのに、なぜかリストが終わらない」のです。
それもそのはず。
To Do リストは、オープンリストだからです。
オープンリスト、つまり追加のタスクがどんどん入ってきてしまうリストなんです。
タスクがどんどん増えていけば、リストも増えていく。
オープンリストを解放しっぱなしだと、「いつまでたっても終わらない」とか、「やってもやっても終わらない」という感じになってきます。
では、どう対処すればいいのでしょうか。
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クローズドリストは「追加できない」
オープンリストが終わらない。
それなら、反対から攻めましょう。
それは、
・クローズドリスト
です。
クローズドリストとは、文字通り「閉じられたリスト」のこと。
つまり、「このリストには、もうこれ以上は入らないよ」という状態をつくることが大事なんですね。
たとえば、A4の紙に6つのタスクを書き出す。
そして「この6つのタスクが終わるまでほかのタスクを追加しない」というルールで運用するんです。
リストの更新は、6つのタスクがすべて完了してからにしましょう。
私自身、この手法を実践しています。
6つのタスクにしぼるのは、「アイビー・リー・メソッド」の考え方です。
「アイビー・リー・メソッド」と「25：5ルール」で重要な仕事にフォーカスしよう | 【良習慣の力！】ブログ
具体的なやり方としては、
1：A4用紙を横書きで使用する
2：時間順に6つのタスクをリストアップする。
3：（基本的には）時間順に取り組む
4：1枚（6つのタスク）が終わったら、その紙は処分
5：次の紙に、再び6つのタスクを書き出す
という流れです。
ポイントは、
・アイビー・リー・メソッドの活用
・クローズドリストで運用
・時系列で対応
という3つです。
A4用紙が1枚終わったら「次！」。
その1枚が終わったら、「はい次！」という流れで、A4用紙（裏紙）をどんどん処分していくんです。
この方法、驚くほど達成感があるんです。
このタスク管理は、
・時系列に対応している
ため、先のばしまで減るんです。
先のばしを確実に減らす！超シンプルなルール | 【良習慣の力！】ブログ
こうして、
・達成感
・コントロール感
・充実感
といった感情を味わえます。
この方法を開発したので、今の私のタスク管理のトレンドです。
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クローズドリスト、アイビー・リー・メソッド、時系列でタスク管理
1枚の紙に6つまでのタスクというルール。
それがクローズドリストの機能です。
緊急タスクが飛び込んできたら、その場で処理してしまうか、次の紙に書いておきましょう。
もちろん、現在のリストと入れ替えたりしてもOKなんですが、ルールはあまり複雑にしないほうがおすすめです。
また、リストの取りかかりと消去についてもふれておきます。
私の場合は、紙に黒ペンで書いたタスクが一覧になっています。
次に、赤ペンで「いま取り組むタスク」を四角で囲みます。
「集中するぞ」という感じに。
そこからタスクに取りかかります。
ほかの用事がやってきて（「伊藤、ちょっといいかな」みたいな）、別のタスクに対処する場合は、一旦リストを離れることもありますよね。
そのときは、戻ってきたときに、赤い四角で囲まれているタスクから再開すればOKです。
塗りつぶされていないので、未完了の赤い四角が目立ちます。
これで、「あれ？何やってたっけな……？」という無駄な時間（意外とある）を減らせるんですよね。
四角で囲んだタスクが無事に終わったら、赤ペンで中を塗りつぶします。
これもまた、達成感を味わえます。
こうして、
・アイビー・リー・メソッドの活用
・クローズドリストで運用
・時系列で対応
して、タスクをどんどんクリアしていくメソッド。
タスク管理にも、先のばし改善にも活用できます。
「おっ、なかなか使えそうだな」と思われたら、ぜひ、あなたの仕事で使ってみていただければと思います。
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■編集後記
昨日は、「良習慣塾」メンバーから「複業でうれしい成果があった！」という報告をいただきました。
期待値の何倍もすごい依頼で、私は自分のこと以上にうれしい気持ちです。
夜は「ビジネスブックBAR」の準備。
ショートセミナーの内容もかたまりました。
みなさんにお伝えできるのが楽しみな内容です。(^^)
テーマは「複業（マルチキャリア）を成功させる方法」です。
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