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時間を大事にする習慣

残業が多くてやりたいことができない人へ。定時退社するための5つの対処法。

投稿日:2018/09/22

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「残業が多くて、やりたいことができません」というお悩みをよく聞きます。

そこで、私なりに「定時退社するための工夫」を5つあげてみました。

 

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残業し続けた自分の未来に危機感を抱く

10年前、残業ばかりしていた頃があります。

会社の最後の社員は私になり、夜間受付に鍵を返すのは毎日のように私でした。

上司との面談で注意されたくらいです。(^_^;)

その当時は今ほど最善主義をつらぬくことができず完璧主義で、ほかのスタッフに気を使いすぎるなど、とにかく無駄な時間が多かったものです。

しかし、これをずっとくり返していては、将来の自分がたどり着きたい場所(売上トップ、顧客へのレスポンスを速めるなど)には行けないと思いました。

そこで、いろいろと時短術を学び、実行にうつしました。

そのおかげで、時間は多少かかりましたが、中長期的に見て間違いなく仕事の効率はアップしました。

そのおかげで、ここ数年は、1時間以上残業することはほとんどなくなったのです。

 

定時退社するための5つのポイント

当時から今に至るまで継続して行っている工夫で、効果を感じているものを5つピックアップしてみました。

 

1:環境を整えるために整理整頓をする

定時退社できない人は、まずここを整えてみることからスタートしてみましょう。

・デスクの上はどのような状態でしょうか?

・とり出したい資料はすぐに取り出せる場所にあるでしょうか?

・使わないペンや読み終えた資料などをいつまでもとっていないでしょうか?

ここには私も終わりはありませんが、「何かを探している時間」ほど無駄なことはありません。

探しものをする時間を最小限に抑えるためにも、整理整頓をしていきましょう。

おすすめは、始業前や毎日のルーティンとして5分でも15分でも強制的に時間をとることです。

キーワードは「シンプルデスク」です。

シンプルデスクのすすめ。集中できるデスク環境をつくるための3つのシンプルなルール。

 

2:タスクリストを毎日つくる

毎日のタスクは、

・ルーティンのタスク

・ルーティン以外のタスク

に分かれます。

ルーティンタスクは見える化しなくても対処できると思いますので(私はルーティンタスクも見える化しないと落ち着きませんが)、ルーティン以外のタスクは紙に書き出すか、タスクリストに書き出すようにしましょう。

私のポイントは、

・3〜10分くらいの短時間で書き出す

・思いついたタスクは、とにかく書き出してみる

・その中から今日中にやらなければいけない優先タスクを選ぶ

ということです。

ネガティブリストもおすすめです。

目標設定が苦手な人におすすめ。ネガティブなパワー「いやだ!」を活用した目標のつくり方。

 

3:チェックリストをつくり、改善し続ける

複数の工程があるタスクは、チェックリストが必須です。

リストを見ながらタスクに取り組んでいけば、抜け漏れがなくなるようなチェックリストを作成するのです。

最初こそ面倒で時間はかかりますが、一度つくってしまえば最初にかけた労力はあっという間にリターンがとれることは確実です。

チェックリストが増えた分だけ仕事のスピードがあがるとさえ考えています。

チェックリストマニアになるくらいを目指していいと思います。

チェックリストは一度つくったら終わりというものではなく、常にブラッシュアップしていきましょう。

「良習慣の種」を育てるチェックリスト。実行できたタスクをビジュアル化して自己信頼感を高めよう。

 

4:定時退社後のごほうびを用意する

定時退社できた日は、ごほうびでひとりで30分だけやきとん屋に行くことにしていました。

はじめた当初は娘が小さく、妻からいい顔はされませんでしたが、自分の聖域としてあえて行くときもありました。

1週間に1度、自分の時間を持てることというのは非常にぜいたくなことでしたが、そのおかげで時間に対する感覚や、自分が満たしたい欲求がなんなのか理解できたものです。

思い切って定時退社して、ごほうびにやきとんとホッピーを飲みながら、未来の自分の夢を思いっきり描く。

これがとてもエネルギーになったのですね。

それが今の「ひとり戦略会議」につながっています。

「ひとり戦略会議」で夢や目標をリマインドする仕組みを習慣化しよう。

 

5:1時間前にリマインダーをセットする

定時退社を決めたら、Googleカレンダーにリマインダーをセットするようにしました。

私の会社は定時が遅く、18時30分終了なので、17時30分にリマインダーがメールで飛んでくるように設定したのです。

それまでは終業時間にリマインダーをセットしておいて、「退社の時間だ。帰らないと」という注意喚起を自分に呼び起こしていたのですね。

・定時になって「あっ、もう帰る時間だ!」と思う人

・退社1時間前のリマインダーで「あっ、あと1時間で退社時間だ!」と思う人。

どちらが最後の1時間の時間密度が高いかは、わかりますよね。

まさに「ラストスパート」が効くのです。

リマインドする工夫はいろいろあるので、自分にあった方法を試してみましょう。

「1日に4回のタスク」をどう扱うか?小さなタスクをリマインドする工夫。

 

悩む時間を減らすことが仕事の効率化に大事

残業が常態化している会社の状況では、自分だけ早く帰るのは心理的なハードルがあると思います。

少なくとも、私はありました。

そして今でも、完全にゼロにはなっていません。

・自分だけ先に帰ると、サボっていると思われるんじゃないか?

・自分が早く帰っているのに、あの人に仕事を頼んでしまって申しわけないな・・・

・自分も完璧に仕事が終わっているわけではないのに、文句を言われるかもしれない

そのような考えが襲ってくるかもしれません。

それを振り切るためにも、まずは行動から変えていくのです。

行動から変えていけば、マインドも変化します。

そのようなときにもどかしいのは、「悩んでいる時間」。

悩む時間を減らし、少し言葉は悪かもしれませんが、ある種ロボットのように淡々と仕事を片づけていくことが、仕事のスピードアップのポイントだと考えています。

「悩んでいる時間」を減らすために、今回の5つのポイントを実行にうつしてみましょう。

 

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■編集後記

昨日は、朝4時30分からコーチングセッション。

クライアントさんに「やりきる」という状態をイメージしていただけました。

今までおぼろげだったものを、明確に感じることができたのは大きいですね。

夜は、コーチングセッションを2件。

ひとり戦略会議の話題やミッション・ステートメントのつくり方など、楽しい時間でした。

朝と夜をコーチングでサンドイッチしました。(笑)

1日に3件セッションができると充実感ありますね。

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・良習慣プロフェッショナルコーチ
・習慣化コンサルティング(株)認定「習慣化の達人」
・行動習慣ナビゲーター(国際ナイン・マトリックス協会認定)

法政大学経済学部経済学科卒業。
「最も過酷」と言われるテレビ番組制作アシスタントディレクター(AD)を経験。週に4回徹夜する日々を送る。
結婚・息子の誕生を機に人生を見つめ直し、営業マンとして一般企業に転職。
その後は朝から晩まで他動に流される時間に翻弄され、長時間残業を続けるも成果が出ない日々を送る。
そんな中、ビジネス書の多読を開始するうちに「良習慣」の効用に開眼。ビジネスとプライベートが劇的に好転する。

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