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初めてのファシリテーション役でとり組んだ5つのステップと4つの質問

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初めての会議運営やファシリテーション役は緊張するものです。

今回、私は5つのステップを実行し、ブラッシュアップのために4つの質問をおこないました。




 

オンライン朝活のファシリテーションを初担当(冷や汗・・・)

今朝は朝6時から習慣化コミュニティーのオンライン朝活のファシリテーション役を担当させていただきました。

以前から6時30分の部はスタートしていて、6時スタートの本番は今日が初めて。

また、変更があってもともと私はサブで参加するはずでしたが、メインのファシリテーションをおこなうこととなりました。

初めておこなうオンライン朝活でのファシリテーション。

かなり緊張していたのか、開始2時間前の4時に起きてしまいました(笑)。

でも、こういうドキドキする日がないと人生も味気ないですよね。

今回は、すでに流れができあがっている朝活の流れ。

私がファシリテーションに参加したことで流れを崩してしまってはいけません(実際はちょっとフランクにやりすぎた感もあったのですが、、、)。

このようなシチュエーション、あなたにも機会があるでしょうか。

たとえば、

・会社での会議

・セミナー講師としての準備

・ワークショップのファシリテーション

など。

今は、多くの人がこのような役割を担う時代だと思います。

今回、私はなんとか大きなトラブルなく実行できました。

さまざまな改善点はあれど、自己採点は70点(甘め)。

最初から100点をとれるはずがありませんので上出来です。

そこで、できる限りの準備をしつつ、次へのステップにするための準備をしました。

 


 

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初めてのファシリテーション役でとり組んだ5つのステップ

はじめてのファシリテーションで70点(自己採点ですが)をとれたのは、下記のような5つのステップを実行したからだと分析しました。

 

ステップ1:バージョン1のチェックリストをつくる

まずは、頭に思い浮かぶタスクを書き出しましょう。

最初は順序通りになっていなくてもOKです。

頭の中にあるものを思いつく限り書き出すこと。

順番どおりにする工程とはわけたほうがうまくいきます。

書き出したら、順番にリストにしていきましょう。

 

ステップ2:リハーサルをする

2つ目はリハーサルです。

誰かとやれるとベストです。

ただ、ニーズが一致していないと相手の時間を奪ってしまう可能性もあるので注意しましょう。

私はリハーサルのために早起きをして、早朝4時台に部屋でぶつぶつしゃべっていました(笑)。

そして本番を迎えたら全力を尽くしましょう。

 

ステップ3:ふり返りを言語化する

3つ目はふり返りの言語化です。

ここを軽く見てしまうと次に活かされません。

面倒くさがらずにふり返りを言葉にしていきましょう。

おすすめは「GPS」というフォーマット。

できたことや課題などを書き出していきます。

「GPS」でふり返る。持続的な成長に必須の方法とそのやり方をご紹介。 | 【良習慣の力!】ブログ

 

ステップ4:フィードバックをもらう

4つ目はフィードバック。

ふり返りまでおこなったとしても、それでは十分ではありません。

必要なのは客観的な視点です。

ぜひ、自分のふり返りをメンバーに共有して、フィードバックをもらうようにしましょう。

経験者からのフィードバックほどためになるものはありません。

そして、そのフィードバックを活かすことで向上していけるのです。

フィードバックが凡人を一流にする。行動の継続率を5倍アップする効果 | 【良習慣の力!】ブログ

 

もし、あなたがフィードバックをする立場になったら「9割ほめる、1割の改善」くらいのバランスを意識しましょう。

今回、メンバーからもらったフィードバックは上記の通りで、すんなり受け入れることができました(プロコーチの友人たちだったので)。

ほめられる側よりもほめる側に立つ「プラスのフィードバックを伝える習慣」 | 【良習慣の力!】ブログ

 

ステップ5:チェックリストをブラッシュアップし続ける

5つ目は、チェックリストのブラッシュアップです。

これをやり続けましょう。

このリストをブラッシュアップし続けることが、あなたの仕事レベルを高めていきます。

つまり、チェックリストの質が、パフォーマンスの質を決めるのです。

チェックリストのクオリティーがあなたの仕事のレベルを決める | 【良習慣の力!】ブログ

 


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「失敗を資産に変える4つの質問」でさらにブラッシュアップする

ここからさらなるおすすめがあります。

それは最初の実行のあとに「失敗を資産に変える4つの質問」にとり組むことです。

その質問は、

Q1:今回の失敗を点数にしたら何点ですか?

Q2:その点数の内容はどんなものですか?

Q3:次回、不足している点数をうめるためにできることは何ですか?

Q4:もし、また同じことをやるとしたら、次は何点ぐらいを目指せそうですか?

というものです。

 

Q1:今回の失敗を点数にしたら何点ですか?

・70点

 

Q2:その点数の内容はどんなものですか?

・大きなトラブルなく運営ができた

・仲間のバックアップがある安心感を得られた

・リハーサルをして、仮説を持って本番に望むことができた

 

Q3:次回、不足している点数をうめるためにできることは何ですか?

・ちょっとフランクにやりすぎてしまったので、もう少し緊張感を持つ(まあ、緊張していたのでフランクになってしまったということなのですが、、、)

・細かいフォローまで気が回らなかったのでチェックリストをブラッシュアップする

・参加者視点が欠けていたので具体的な説明や行動でフォローする

 

Q4:もし、また同じことをやるとしたら、次は何点ぐらいを目指せそうですか?

・チェックリストを改善してのぞめば、次回は80点を目指せるはず

という感じですね。

 

このようにして、

(1)5つのステップを改善し続ける

(2)「失敗を資産に変える4つの質問」をくり返す

という2つのアプローチをすることで、確実に「過去の自分」を上書き更新していくこと。

それが向上していくらせん階段をつくってくれます。

あなたの会議運営やファシリテーション向上のご参考になればうれしいです。

 


 

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・早起きコンサルタント
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・トライアスリート
・100kmウルトラマラソンランナー
・会社員

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1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。

良習慣を定着させるコーチングによって、クライアントの人生を変えるサポートをしている。

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