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「リアルタイムレポート」スキルを鍛えて記事の執筆時間をゼロにする

投稿日:2022/01/30

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あなたは、会議の議事録や商談のログを書くのに「時間がかかって困る……」ということはないでしょうか。

そのようなときは「リアルタイムレポート」のスキル(と私が呼んでいます)を鍛えていきましょう。




 

セミナー受講中に「リアルタイムレポート」を実行

昨日は「習慣化オンラインサロン」のシークレットライブセミナーに、スタッフとして参加しました。

今回のセミナーは、今までの私とは異なる役割を持って参加しています。

それは「セミナーの内容をレポート記事にする」という役割です。

これは、先日開催された古川さんの新刊『書く瞑想』の出版記念講演会で実験的に取り組んでみたこと。

下記の記事を書きました。

新刊『書く瞑想』出版記念講演会レポート!|習慣化オンラインサロン・メディア|note

セミナーやイベントは、ただ開催するだけだともったいないですよね。

動画教材や音声教材にすることもできます。

今回のように、レポート記事にしておけば復習になりますし、不参加だった方へのシェアにもなるからです。

そこで、私の「リアルタイムレポート」スキルを活用。

今回のシークレットライブセミナーについて、下記にレポートを書きました。

童話マトリックスセミナー【第3回目:人間関係力を高める】レポート|習慣化オンラインサロン・メディア|note

この記事は、セミナーが終わるタイミングとほぼ同時にアップした記事です。

それなりのボリューム(3000文字前後)なので、イチからレポート記事を書くのは時間がかかります。

でも、「リアルタイムレポート」スキルを磨けば、セミナーが終わった瞬間に記事ができあがっているのです。

 


 

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「リアルタイムレポート」に取り組むようになったきっかけ

「リアルタイムレポート」に取り組むようになったきっかけがあります。

それは、私が会社の会議の議事録におそろしく時間をかけてしまっていたことが要因でした。

当時は議事録の書き方が本当にダメダメでした。

会議でのほかのスタッフの発言をノートにメモして、会議終了後にパソコンでタイピングしていたのです。

この方法、二度手間なのですよね。

実際、すごく時間がかかっていました。

会議の後にアポがあったりすると、議事録は先のばし。

「時間がかかるから、今はできないな」となるわけです。

当然、当日中に議事録を送れないときもありました。

ひどいときは月曜日の昼の会議の議事録を、水曜日や木曜日に送ることもありました。。。

「遅くなってすみません」というお詫びとともに。

しかも、後になればなるほど会議の内容を忘れています。

余計に時間がかかっていたのです。

でも、よく考えたら会社の社内の議事録です。

多少誤字脱字があったり、内容が間違っていたりしても問題ないでしょう。

訂正すればいいだけです。

もちろん、正確であるに越したことはないわけですけれど、議事録を完ぺきに書こうとしすぎて2日後、3日後になってしまったらどうでしょうか。

議事録の意味が薄れてしまいますよね。

私は「何かいい方法はないものか・・・?」と悩んでいました。

 

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「リアルタイムレポート」の3つのレベル

その悩みから解放されたのが「リアルタイムレポート」でした。

「リアルタイムレポート」は、私の中でレベル3までステップアップしています。

 

「リアルタイムレポート」レベル1

先述のように悩んでいたとき、仕事術系のビジネス書を読んでいたら、ヒントが書かれていました。

著者の方は、会議室にパソコンを持ち込んで、その場でタイピングするということだったのです。

そうすると、会議が終わった瞬間に、議事録も終わっているわけですね。

今までの私の非効率な方法とは、正反対の画期的な方法でした(当時の私にとっては)。

「こ、これはすごい」と。

もちろん、今までと違うやり方には抵抗がありました。

でも、会議はこれから何度もあるわけです。

「リアルタイムレポート」をマスターする価値があると感じました。

そこから、トレーニングをするようになりました。

最初はうまくいきませんでしたが、やっていると慣れるものです。

今は議事録は会議終了後にざっとチェックをして、すぐに社内に共有できるようになりました。

会議の時間と、議事録の作成時間は、ほぼリアルタイムなのです。

「リアルタイムレポート」のおかげで、圧倒的に仕事時間が減りました。

これが、「リアルタイムレポート」レベル1でした。

 

「リアルタイムレポート」レベル2

次に、「リアルタイムレポート」レベル2がありました。

「習慣化の学校」のサポートスタッフをおこなっていたときです。

それは1日セミナーの内容を、ログとして「リアルタイムレポート」することでした。

10時から18時までの長丁場。

それを「リアルタイムレポート」するのは、けっこう大変でした。

集中力が必要なのです。

当初は、プログラムの流れをメモしておくくらいの感覚だったのです。

「参加された方々の復習にもなるし、良さそうだな」という感じですね。

この試みが、欠席者の方へのフォローアップとして、とても有効だったのです。

実際に、参加された「習慣化の学校」メンバーからは「議事録をふり返るといい復習になります」と感謝されました。

用事があって欠席された方からは「プログラムのログがあったので助かりました!」というお礼の言葉をいただくこともありがたかったです。

そのため、私の「リアルタイムレポート」スキルは長時間の終日セミナーを打つことまでできるようになったのです。

延長線上で、グループコンサルティングの「リアルタイムレポート」も書くようになりました。

キーワードを拾い、タイピングして、構成を同時に考えつつ、ログを編集していく。

大事なポイントは残し、細かいところは手放す。

それができるようになったのが私にとっての「リアルタイムレポート」スキルのレベル2です。

このレベル2のスキルが、今回の出版記念講演会やセミナーレポートで役立ちました。

 

「リアルタイムレポート」レベル3

最後は、私が「リアルタイムレポート」レベル3と設定しているところです。

それは、コーチングセッションの「リアルタイムレポート」です。

コーチングセッションはコーチとクライアントとの対話の時間。

ですから、聴くだけでもだめですし、自分が話しすぎてもいけません。

話しているクライアントの方に気持ちよく話していただき、やる気や気づきを引き出していただくコミュニケーションスキルだからです。

「リアルタイムレポート」レベル3になると、

・聴く

・話す(質問や言い換えやまとめなど)

・書く

を同時に行う必要があります。

頭脳や信頼をフル活用するイメージです。

ですから、セッションが終わったあとは魂が抜けたようになることも。(笑)

この手法、もともと私のマイコーチがやっていました。

コーチング初心者の私は「すごいな」と感じていました。

マイコーチに聞いてみると「慣れですよ」との答え。

それを聞いた私は、私は「なるほど、そういうものなんだな」と。

でも、必要性を感じなかったので、すぐに取り入れることはありませんでした。

ただ、何年後かにコーチングのクライアントさんが増えてきたときに「リアルタイムレポート」をやらざるを得なくなりました。

クライアントさんのテーマやセッションの記憶が混乱してきたのです。

私の脳のキャパシティーを超えてしまっていたのですね。

クライアントの方が少ないときは、ノートやメモ書きでも対応できていました。

しかし、数が増えてくると、そういうわけにはいかないのですね。

そこで、コーチングセッションを行いながら「リアルタイムレポート」レベル3を鍛えるようになりました。

これは、今でも継続中です。

 

「リアルタイムレポート」を磨いていく

こうして鍛えてきた「リアルタイムレポート」スキル。

AIや音声認識入力ツールがこれからもっと発達すれば、人の手で「リアルタイムレポート」をつくる必要はなくなるでしょう。

ただ、鍛えたスキルはまだまだ無駄にはならないと感じています。

タッチタイピングも速くなりました。

あなたが、記事録やレポートの作成時間に悩んでいるなら、ぜひ「リアルタイムレポート」のスキルを磨いてみましょう。

 


 

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■編集後記

昨日は、朝6時30分から「習慣化オンラインサロン」の朝活に参加。

・7時から「ふり返り&プランニング」で1週間のふり返りと翌週のプランニング

・7時30分から「目標達成ミーティング」に参加

・8時から10時までシークレットライブセミナーにスタッフとして参加

・10時から11時までブログ部の部会

・11時からコーチングセッション2件

という感じで、土曜朝のゴールデンタイムを満喫しました。

午後から夜は家族でリラックスタイムを楽しみました。(^^)


 


 

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・ビジネス書作家
・早起きコンサルタント
・国際コーチ連盟(ICF)アソシエイト認定コーチ(ACC)
・トライアスリート
・100kmウルトラマラソンランナー
・会社員

など、複数の活動をしている複業家。
1975年生まれ。茨城県出身、東京都在住。

良習慣を定着させるコーチングによって、クライアントの人生を変えるサポートをしている。

サポートしたクライアントは良習慣の定着によって、独立起業、複業家デビュー、セミナー講師デビュー、電子書籍出版などの目標達成を果たしている。

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