会議が好きじゃない人は多いのではないでしょうか。
でも、組織だと合意形成の場としてゼロにするのは難しいですよね。
それなら、タスクを実行するための「動機づけ」として会議を活用していきましょう。
会議終了後の私の失敗例
私の日常には、会議があります。
その会議、どうせならうまく活用していきたいものです。
ただ、私自身「会議って非効率だな」と思っていることもあり、なかなかうまく活用することができていませんでした。
その会議について、私なりの活用法を発見したんですね。
そこで、
・失敗例
・成功例
を記事にまとめておこうと思い、これを書いています。
私が参加している定例会議は、
・「習慣化オンラインサロン」スタッフミーティングが毎週
・「習慣化オンラインサロン」絆チームミーティングも毎週
・会社の営業会議が2週間に1回
です。
失敗例は、「習慣化オンラインサロン」スタッフミーティングです。
会議で、役割ごとのタスクが決まります。
それを各自が実行するわけです。
過去の私の思考はこうでした。
「ふー、会議が終わった」
「よし、タスクが決まった。予定に入れておこう」
「今日もおつかれさまだったな。ビールでも飲もう」
こんなパターンだったんですね。
でも、予定の時間にトラブル対応などがあり、予定が実行できないときがあります。
すると、割り当てられたタスクを実行できません。
しかも、私がタスクを実行しないと他のスタッフの仕事も進まないものがあったりします。
すると最悪なんですね。
私がみんなのボトルネックになるわけです。
他のスタッフから「伊藤さん、あれどうなってますか？」と催促がくることも。
会議で決まったタスクを終えるまでに、3日くらいかかったりして。
そんなとき「あー、また先のばししちゃってるな……」と自己嫌悪に陥るんですよね。
ということで、
・会議で出たタスクを先のばしする
が、私の会議の失敗例です。
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会議終了後の私の成功例
でも、最近の取り組みで、その失敗例が改善しています。
どんな工夫をしたのか。
それは、
・会議のあとにタスク実行タイムをセットで確保しておく
です。
なんともシンプルですよね。
でも、効果が抜群なんです。
会議が終わったあとなので、やることが明確です。
もしわからなかったら、その場ですぐに確認できます。
モチベーションも高い。
ですから、すぐに取りかかれます。
会議モードを、そのままタスク実行モードに切り替える感覚です。
これが、前述のように「いやー、終わった終わった」となると、「習慣化オンラインサロン」スタッフモードから、個人のリラックスモードに入ります。
エンジンをストップさせたような感覚になるんです。
すると、また動き出すまでに労力がかかります。
でも、会議のあとにそのままタスクを実行すれば、ギアを変える感覚でとりかかれるんです。
エンジンがあたたまっているので、動き出しがスムーズというわけです。
こうして、会議のあとにすぐにタスク実行タイムをとることで、変化が起きました。
会議で決めたタスクが、すぐその後に終わっているわけですから、最速です。
他のスタッフには「最近の伊藤さん、冴えてますね（笑）」と言ってもらえたんですね。
やり残しがなくなるので、未完了感もありません。
何より、すぐに取りかかれた自分にOKを出せるんです。
これによって、自分に余計なダメージを与えなくて済むんですね。
というわけで、
・会議のあとにタスク実行タイムをセットで確保しておく
こと。
これが、私の会議の成功例です。
モードがかたまっているんですね。
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会議が終わったあとが、仕事の始まり。学んだあとが、行動の始まり。
そんな改善を通して、私が「会議」に対して、長い間気づいていなかったことがあります。
それは、
・会議が終わったあとが、仕事の始まり
ということです。
確かに、会議は1つの仕事の形態です。
組織では、意思決定までプロセスを共有する必要性があるからです。
それが無かったら、社長がすべてトップダウンで決めることになってしまいますよね。
それでは、やらされ仕事しかなくなり、組織の士気が下がりると思います、、、
ですから、組織がある限り、一堂に会する「会議」という形態は避けられないのでしょう。
では「会議は大事だ！」と言って、勤務時間中をずっと会議にしていたらどうでしょうか。
きっと、その会社はつぶれてしまいます（笑）。
では、大事なのは何か？
それが、
・会議のあとの行動
なんですよね。
ですから、
・会議が終わったあとが、仕事の始まり
なのです。
そのため、会議のあとにそのままタスク実行タイムを設けるのは、効果的だったわけです。
これは学習も同じですね。
「学びは大事だ！」という理由で、24時間セミナーを受けていても、人生は何も変わりません。
不器用でもいいし、不恰好でもいいので、行動する。
学びは行動にうつすことで、はじめて変化します。
つまり、
・学んだあとが、行動の始まり
ということですね。
会議も、学習も、避けて通れません。
それなら、うまく活用していきましょう。
今回の私の
・会議のあとにタスク実行タイムをセットで確保しておく
・会議が終わったあとが、仕事の始まり
は、ほんのちょっとした気づきです。
「そんなのわかっているよ」という方もいらっしゃると思います。
でも、私にとっては大事な気づきだったんですね。
そんなちょっとしたことの積み重ねが、私たちの現状を変える力に変わるのだと考えています。
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■編集後記
昨日は、ランチタイムにコーチングセッションを受けました。
今度のプレゼンへの想いを引き出してもらえました。
夜は、「良習慣塾」メンバーとのコーチングセッション。
「おかげさまで頭の整理と行動指針ができました！」とフィードバックをいただけて良かったです。(^^)
テーマは「複業（マルチキャリア）を成功させる方法」です。
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