先のばしを減らす習慣

「4分間メモ書き」で先のばしを改善する方法

投稿日:2021/11/25


先のばし改善に、新しい対処法が見つかりました。

それが、

1:A4メモ書きを1分間に1枚ずつ4枚書く

2:デジタルタイマーを併用する

の「4分間メモ書き」という方法です。




 

思わず先のばししたくなる仕事とは?

思わず先のばししたくなる仕事とは、どのような仕事でしょうか。

私だと、

・初めての仕事(やり方が見えない)

・苦手な仕事(無駄なこと)

・大きな仕事(たくさんの人がからむ)

・面倒な仕事(工数が多い)

・相手に無理を強いる仕事(値上げのお知らせなど)

といった仕事は先のばししがちです。

つい先日も、会社の仕事で先のばしが発生。

滞留しているお客さまからの預かりものを、返却や廃棄について依頼するというTo Doがありました。

もし、お客さまに応じていただけなければ、有償での保管などを交渉せねばなりません。

受注したときは歓迎してお預かりしているのに、一定期間がすぎたところでお客さまに廃棄を依頼する。

業界としては一般的なのですが、個人的になんとなく好ましくない流れです。

とはいえ、協力会社の倉庫スペースにも限りがあり、整理しなければ大変なことになります。

保管資材のリストをつくり、お客さまに依頼する。

届いたリストを精査して、整理を依頼する。

それをお客さまの数だけやらなければなりません。

何百というリストになるので、時間がかかります。

それなのに生産性はゼロ。。。

そう思うと、

「お客さまに嫌な顔をされるのは苦手だな、、、」

「時間をかけても1円の売上にもならないのか、、、」

という気持ちに。

こういうときはあまり考えすぎず、機械的に処理してしまったほうがいいんですよね。

ただ、そんな気持ちになれず、足踏みしてしまっていました。

 


 

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「4分間メモ書き」の方法

そんなとき、上司から確認(というか催促ですね)が入りました。

「倉庫整理の状況はどうなってる?」と。

・・・まずい状況です。

すぐに状況をまとめて報告することにして、やるべき状況を整理しました。

そのとき、ようやくスイッチが入ったのです(遅いんですが、、、)。

そこで取り組んだのが、4分間でA4メモ書きをすること。

以前の習慣を復活させる。ゼロ秒思考を生み出す「A4メモ書きの習慣」に再トライ

追加で思いついたのは「ズーニンの初動4分間の法則」でした。

先のばし撃退に効果的。「モチベーションアップの7つのステップ」 と「ズーニンの初動4分間の法則」のコンビ。

A4用紙の裏紙に、1分間に1枚のメモを書いていきました。

今回、書いたタイトルは、

(1)いまできることは何か?

(2)いまできないことは何か?

(3)わからないことは誰に聞けばいいのか?

(4)どんな計画が考えられるか?

です。

思いつきですが、頭に浮かんだそれらの問いを、そのままメモ書きのタイトルとしました。

 

(1)いまできることは何か?

今の段階で、自分ができることを書き出しました。

どんな状況でも、何かしらできることはあるはず。

ただ、ぼんやりしていると、できることを思いつかなかったりします。

ですから、自分に質問して答えを探すのです。

1つひとつの行動は小さいのですが、いくつか思いつきました。

 

(2)いまできないことは何か?

誰かの協力を仰ぐ必要があることや、現時点ではできないことがあります。

ここは、最初の段階で気にしても仕方がありません。

それなのに、できないことが増えると、頭の中がぼんやりしてきます。

脳は、同時にたくさんのことを考えるのが苦手です。

実験だと、4つ以上は「いっぱいある」と認識してしまうそうです。

ですから、できないことも書き出して、手をつけないことを明確にすることも必要なのです。

 

(3)わからないことは誰に聞けばいいのか?

先のばししてしまうとき。

私の場合、多くはひとりで抱え込んでしまうときです。

このようなときは、誰かの手を借りると前に進みます。

たとえ、聞いた相手が「わからないな」ということであっても大丈夫。

少しでもいいので動き出すきっかけをつくることが大事です。

そうすることで、「慣性の法則」のようにものごとも前進していくものです。

 

(4)どんな計画が考えられるか?

進行の流れと大まかなスケジュール感を書き出しました。

正確性はあまりありません。

ただ、それでも自分なりに計画を考えてみます。

それにより、進行の流れが見えてきました。

ここを書き出すことで、今回の仕事のゴールがぼんやりと姿をあらわしたような気がしたのです。

 

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メモ書きに併用したいツール

メモ書きをするときに併用したいツールがあります。

それは、デジタルタイマーです。

先のばししてしまいたくなる仕事というのは、難しかったり、面倒だったりするので、たいてい時間がかかります。

たとえば、私には難しい高等数学を解くと場合は、「えっと、、、」とためらい、取りかかりに時間がかかります。

でも、簡単なひとケタのたし算やかけ算九九なら、先のばしすることはありませんよね。

要は、「自分にとって難しいな」と思うことは、つい時間をかけたくなってしまうのが私たちなのです。

ただし、時間をかけたからといって、必ずしも早く回答ができるわけではないんですよね。

私が数学の難解な問題を考えても無駄で、むしろ「下手の考え休むに似たり」でしょう。

ですから、時間に制限をかけることが必要。

そのために、タイマーを活用するわけです。

こんな対策をしたところ、先のばししていた重たい仕事が1歩前進。

結果、先のばししていた仕事が進んだときにありがちな「こんな風に進められるんなら、もっと早くやっておけば良かった、、、」も味わいました。

という流れで、今回の

1:A4メモ書きを1分間に1枚ずつ4枚書く

2:デジタルタイマーを併用する

という「4分間メモ書き」の対策で、私の先のばし対処法が1つ増えました。

さて、この方法いかがでしょうか。

あなたの先のばし改善につながれば幸いです。

 


 

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■編集後記

昨日は、朝6時から「習慣化オンラインサロン」の朝活ファシリテーションからスタート。

夜は、私の誕生日ということで家族でお祝い。

定時に退社して食事へ。

帰宅後、妻と娘が用意しておいてくれたケーキも。

息子と姉からはお祝いのLINE。

母親とも電話で話せて、いい1日になりました。(^^)


 


 

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